企业数字化转型中的档案管理职能优化与角色重塑策略研究

　　作者：高志豪

　　摘要：企业数字化转型是大势所趋，对档案管理职能和角色提出了新的要求。分析了企业数字化转型背景下，档案管理职能优化与角色重塑的必要性，包括顺应数字化转型趋势、助力企业数字化转型、彰显档案管理价值等方面。在此基础上，提出了档案管理职能优化策略，涉及流程数字化重构、信息资源整合利用、安全风险防控、绩效考核机制等内容。同时，探讨了档案管理角色重塑路径，包括档案管理人员素养提升、部门扁平化组织设计、跨部门协同创新、知识服务能力强化等。

　　关键词：企业数字化转型；档案管理；职能优化；角色重塑

　　2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，“全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设”“深入开展企业数字档案馆（室）建设”，并要求提升档案管理数字化、智能化水平，基本实现档案工作数字化转型。这为新时代企业档案管理工作指明了发展方向。企业数字化转型深刻改变了档案工作的理念、环境、对象、流程与模式，档案资源的数字化、数据化变迁与档案管理的智能化、智慧化升级愈发明显，档案管理职能的优化与角色的重塑势在必行[1]。一方面，通过数字化手段，档案管理可以更高效地收集、整理、保管和利用档案信息资源，为企业经营管理、科学决策提供有力支撑。另一方面，档案管理业务与企业业务的深度融合，可以形成优势互补、相互促进的良性互动，加速推动企业数字化转型进程[2]。本文拟从档案管理职能优化策略和角色重塑路径两个维度，探讨企业数字化转型背景下档案管理的变革与发展，以期为新时代企业档案管理实践提供有益参考。

　　1  企业数字化转型中档案管理职能优化与角色重塑的必要性

　　企业数字化转型是当前企业发展的必然趋势，它对企业的经营模式、管理方式和组织结构等方面都产生了深远影响。在这一背景下，传统的档案管理职能和角色定位已难以适应企业数字化转型的新要求，亟须进行优化与重塑。

　　1.1  顺应数字化转型趋势，突破档案管理发展瓶颈

　　数字化转型引发了企业业务流程、管理模式和信息环境的深刻变革，对档案管理提出了全新的要求。传统档案管理职能下，档案信息资源利用不足、档案安全风险高、档案服务效能低等问题日益凸显[3]，严重制约了档案管理的发展。只有优化档案管理职能、重塑档案管理角色、创新管理理念、优化管理流程、升级管理技术，才能有效破解档案管理的发展瓶颈，实现档案管理与数字化转型的同步提升。

　　1.2  助力企业数字化转型，发挥档案管理支撑作用

　　档案管理是企业管理的重要组成部分，也是数字化转型的重要推动力。优化后的档案管理职能，能够全面整合企业内外部档案信息资源，建立起高效协同的档案管理体系，为企业数字化转型提供可靠的数据基础和信息支撑。重塑后的档案管理角色，则能够紧密结合业务需求，积极参与到数字化转型的战略规划、流程设计、风险管控等各个环节中，充分发挥档案管理在信息治理、知识管理、合规风控等方面的专业优势，为企业的数字化转型保驾护航。

　　1.3  彰显档案管理的价值，提升档案管理战略地位

　　长期以来，档案管理在企业中的地位相对边缘化，其价值未能得到充分认可和发挥。数字化转型为档案管理提供了难得的机遇，通过职能优化和角色重塑，推动档案管理从事务性工作向知识性、决策性工作转变，全面挖掘档案信息资源的潜在价值，实现档案管理价值最大化，这些必将极大地提升档案管理在企业中的认可度和影响力。与此同时，档案管理职能优化和角色重塑，也将推动档案管理与企业发展战略的深度融合，使档案管理成为支撑和引领企业数字化转型的核心力量，进一步强化档案管理在企业治理中的战略地位。

　　2  企业数字化转型中档案管理职能优化策略

　　企业数字化转型对档案管理职能提出了新的要求，传统的档案管理模式难以适应数字化环境下的管理需求。为了实现档案管理职能的优化，需要从流程、资源、安全、评估等多个维度入手，采取有针对性的策略和措施。

　　2.1  基于业务流程再造的档案管理流程数字化重构

　　在数字化转型背景下，企业业务流程不断被优化和重塑，档案管理流程也需要与之相适应。基于业务流程再造的档案管理流程数字化重构，就是要以企业业务流程为导向，从档案的形成、收集、整理、保管、利用等环节入手，运用数字化技术手段，增强对异质信息资源的捕获能力、海量信息资源的存储能力、多格式信息资源的长期存储能力[4]。通过引入电子文件和电子档案管理、构建档案管理信息系统、应用大数据和人工智能等技术，实现档案管理流程的自动化、智能化、协同化，提高档案管理效率，减少人工处理环节，强化档案管理与业务流程的协同与集成，最终形成与企业数字化转型相匹配的现代化档案管理流程体系。档案管理流程数字化重构是一场涉及管理理念、业务流程、组织结构、人员职责等方面的深刻变革。在推进数字化重构的过程中，档案管理部门应坚持以业务为导向，围绕企业核心业务流程，系统梳理档案管理各环节与业务流程的关联点，优化档案管理流程与业务流程的衔接与融合，实现档案管理与业务运作的无缝对接、同步优化。

　　2.2  面向知识管理的档案信息资源整合与利用

　　面向知识管理的档案信息资源整合与利用，是优化档案管理职能的必然要求。一方面，要加强档案信息资源的数字化采集与整合工作，建立统一规范的档案元数据标准，形成涵盖纸质档案、电子档案、音视频档案等多种类型的档案信息资源库，为档案信息的深度挖掘和利用奠定基础。另一方面，要创新档案信息资源利用的方式和渠道，依托大数据分析、知识图谱等技术，对档案信息资源进行深度加工和智能化处理，提取关键信息要素，揭示事物内在联系，形成新的知识，并通过可视化手段呈现，为企业决策提供参考。此外，档案管理部门还应建立健全档案开放与利用制度，拓宽档案信息服务渠道，以满足企业内外部用户的多元化档案需求。在此工作中，一方面，要依法依规做好档案开放工作，制定完善的档案开放审核流程和规范，保护商业秘密和个人隐私；另一方面，要创新档案利用服务方式，建立线上线下相结合的档案信息服务平台，提供档案查询、借阅、复制等便捷服务，提高档案利用的主动性和便利性。

　　2.3  适应数字化环境的档案安全与风险防控体系构建

　　首先，要健全档案安全管理制度，明确安全管理责任，制定完善的安全管理策略和应急预案，并加强安全意识教育和培训。其次，要运用先进的安全防护技术，增强档案信息系统在物理安全、网络安全、数据安全等方面的防护能力，提升抵御外部入侵和内部威胁的能力，确保档案信息的机密性、完整性和可用性。再次，要建立档案数据备份与容灾机制，定期开展数据备份和异地容灾演练，最大限度减少事故带来的损失。此外，还要加强档案法律风险防控，规范档案管理行为，遵守档案法律法规要求，避免因管理不当而引发法律纠纷。在构建档案安全与风险防控体系过程中，档案管理部门还应注重安全防护措施的动态优化和持续改进。鉴于数字化环境下安全风险呈现出的复杂性、多变性、隐蔽性等特点，传统的“一劳永逸”式的安全防护模式已难以适应。档案管理部门要建立档案安全风险动态监测、评估、预警与处置机制，及时发现并识别安全隐患，持续分析和评估安全风险，适时调整和完善安全防护策略和措施，实现对安全风险的动态感知、主动防御和精准处置。

　　2.4  支撑档案管理优化的评估与绩效考核机制完善

　　要围绕档案管理职能优化的目标，构建涵盖档案管理基础设施、业务流程、信息资源、安全防护、服务效能等方面的评估指标体系，定期开展档案管理内部评估和外部审计，客观评价档案管理优化的成效，找出存在的差距不足，以便持续改进提升。同时，要将档案管理绩效考核与部门和个人的考核激励机制相结合，将档案管理优化成果纳入考核范畴，设置科学合理的考核指标，并与个人职业发展、薪酬福利等挂钩，调动档案管理人员的积极性和创造性，形成档案管理优化的良性循环。

　　3  企业数字化转型中的档案管理角色重塑路径

　　传统的档案管理角色定位已无法适应数字化环境下的管理需求，亟须进行角色重塑和转型。档案管理角色重塑需要从提升档案管理人员素养、优化部门组织结构、推进跨部门协作、加强知识服务能力等方面入手，探索切实可行的转型路径。

　　3.1  基于数字化能力框架的档案管理人员素质提升

　　在企业数字化转型背景下，档案管理人员不仅需要具备传统的档案管理专业知识和技能，还需要掌握大数据分析、人工智能、信息安全等数字化技术和工具，并具备数字化思维和创新能力。因此，要建立基于数字化能力框架的档案管理人员素养提升机制，明确档案管理人员应具备的数字化能力要求，制定有针对性的档案管理人员培养、培训计划，通过在线学习、案例研讨、实践锻炼等多种方式，提升档案管理人员的数字化素养。同时，要完善档案管理人员的职业发展路径，将数字化能力纳入员工职业发展评价体系，激励档案管理人员主动学习数字化知识、掌握数字化技能，并树立数字化意识，为角色重塑奠定坚实的能力基础。此外，档案管理部门还应完善人才引进和激励机制，面向高校、科研院所、数字化企业等招纳优秀的档案管理人才，以优化档案管理人员结构，为档案管理角色重塑提供人才保障。建立科学的考核评价和激励机制，将数字化转型与创新作为重要的考核指标，对表现突出者给予奖励，从而调动档案管理人员投身数字化转型的积极性和创造性。

　　3.2  面向敏捷管理的档案管理部门扁平化组织设计

　　传统的档案管理部门组织结构层级多、耦合度高、响应速度慢，难以适应数字化环境下敏捷管理的需求。为了促进档案管理角色重塑，需要对档案管理部门组织结构进行扁平化设计和优化。一方面，要打破部门壁垒，压缩管理层级，实现组织结构扁平化，从而增强部门间的沟通协作，提高工作效率。另一方面，要建立敏捷工作机制，组建跨部门、跨领域的敏捷工作小组，针对具体的档案管理项目或任务，快速组建工作团队、动态调整任务分工，实现资源的灵活配置和快速响应。同时，要优化档案管理部门的绩效评估机制，突出协作性、创新性等指标的权重，以激发档案管理人员的主动性和创造力，推动档案管理角色由被动执行向主动服务转变。

　　3.3  基于业务协同的档案管理跨部门协同创新机制

　　在企业数字化转型背景下，档案管理已不再是一个孤立的职能，而是需要与业务部门紧密结合，深度参与业务流程，提供精准的信息服务和知识支持。因此，要建立基于业务协同的档案管理跨部门协作创新机制，打破部门间的信息壁垒，实现档案信息与业务数据的互联互通和共享共用。要建立常态化的沟通协调机制，定期召开档案管理与业务部门的联席会议，共同探讨档案管理与业务发展的融合点，研究协同创新的思路和方案。同时，要建立档案管理人员与业务部门人员的双向交流机制，鼓励档案管理人员深入一线业务部门，了解业务需求，提供个性化服务。鼓励业务部门人员参与档案管理流程优化，提出改进意见和建议，实现档案管理与业务发展的协同创新、互促共进。

　　3.4  聚焦决策与支持的档案管理知识服务能力强化

　　在企业数字化转型的背景下，档案管理的价值不仅体现在对历史的忠实记录上，更体现在对现实的知识服务和决策支持上。因此，档案管理部门要聚焦决策支持，强化档案管理知识服务能力，彰显和提升其角色价值。一方面，要加强档案信息资源的知识化处理，运用大数据、知识图谱等技术，对档案数据进行深度挖掘、关联分析和可视化呈现，提炼隐含的知识和规律，为决策提供参考依据。另一方面，要主动了解决策需求，有的放矢地提供档案知识服务。要建立档案管理部门与决策部门的常态化沟通机制，及时掌握决策动向和知识需求，主动提供有针对性的档案知识服务，提高档案管理的决策支持能力。同时，要创新服务方式，建设档案知识服务平台，整合内外部知识资源，为企业内外部用户提供个性化、智能化的知识检索和推送服务。

　　参考文献

　　[1] 杨鹏,金波,孙尧.数智环境下档案工作面临的挑战与机遇[J].图书情报工作,2024(08):3-13.

　　[2] 师蒙蒙,白文琳.企业档案工作数字化转型成熟度模型构建研究[J].山西档案,2023(4):142-156.

　　[3] 张颖.数智环境下企业档案管理模式创新研究[J].山西档案,2023(4):164-167,131.

　　[4] 蔡盈芳,嘎拉森.数字经济时代企业档案工作一体化研究[J].档案学研究,2022(4):52-58.

　　【作者简介】高志豪（1990—），男，汉族，河南新郑人，郑州工业应用技术学院管理学院讲师，硕士在读，研究方向：人力资源管理。