分析档案统计在档案管理中的作用

　　作者：马利娜

　　摘要： 在整个档案管理工作当中， 最为基础性的一项工作就是档案统计工作， 其重要性也是不言而喻的。 通常情况下， 档案统计人员 会应用数字或者是表格的形式来将档案统计结果表示出来， 而后管理人员 可以通过数字和表格更加直观的了 解有关档案的真实情况， 从而做出更加科学合理的决策。 本文主要对档案统计在档案管理当中的作用进行了分析， 旨在强调档案统计工作的重要性， 希望本文所作分析能够为有关研究人士带来借鉴和参考。

　　关键词： 档案统计； 档案管理； 工作人员

　　0 引言

　　在时代的进步与发展过程中， 企事业单位愈发重视档案管理工作的开展， 特别是对其中的档案统计工作， 关注程度越来越高。 做好档案统计工作， 可以提供更加真实有效的数据用于进行档案管理。 然而， 在档案统计工作实际开展过程中， 依旧是有一些问题存在的， 对于这些问题应该进行有针对性的分析与研究，推动企事业单位的档案相关工作可以得到更为有效地完成。

　　1 档案统计工作概述

　　档案统计一般指的是在统计整个档案工作以及档案数量的情况下， 完成档案的总结工作， 并对其中的相关数据予以合理的分析， 然后配合归类与整理进一步分析整个档案。 现阶段， 在对档案进行统计时， 主要的内容与流程通常是： 在对数据档案有一个基本的了解以后， 结合档案类型与档案特点， 完成档案的归类与整理， 最终以图表或者是表格的形式表现出来。在这里面， 表格是最为常用也是最为常见的一种表现形式。 主要是因为统计工作的变化规律能够在表格当中更加直观且清晰的表现出来， 其变化过程也能够透过这些变化规律反映出来， 以此来保障档案管理工作得到更为有序的开展。

　　2 档案统计在档案管理中的作用

　　对于整个档案管理工作而言， 其所涉及的具体工作内容比较多， 涵盖了收集、 归类， 以及保管等多个方面。 不过， 为了能够确保档案管理工作得到更加有效的开展， 关键是要做好档案统计工作。 通常情况下，表格和图表是档案统计最直观的表现形式， 通过表格和图表可以表示出整个档案管理工作当中涉及的现象与流程， 有助于档案管理人员从更加全面的角度了解并掌握档案信息， 使得档案管理工作更加具有高效性。

　　2. 1 保障管理人员数据分析工作的开展

　　对于整个档案管理工作而言， 档案统计工作为其提供了顺利进行的保障， 管理人员在进行决策时， 可以将档案统计结果作为一个重要的参考， 使得档案管理工作的效率可以得到一个整体上的提高。 在进行档案统计工作时， 不仅要统计档案本身的内容， 而且还要对各个部门的工作计划有一定的了解与掌握， 这样才能够更好地开展各部门人员编制情况、 企业规章制度， 以及法定条文等的统计工作， 以保障档案统计工作能够更加有效的开展。

　　另外， 还需要统计相关设备的数量， 这项工作同样是非常关键的。 由于整个工作是否能够顺利推进主要取决于机器设备的数量， 同时也会受到生产产品质量高低的影响， 因此要求从事档案统计工作的人员一定要对相关设备的数量以及产成品的质量有一定的了解， 只有这样才可以确保档案统计工作的价值能够充分发挥出来。

　　因此， 对于档案统计工作人员而言， 在具体的实践过程中应该不断积累并丰富自己的经验， 在提高工作速度的情况下， 确保工作质量不会受到影响。 通过科学合理的统计分析， 使得企业管理人员以及各个部门都能够获得可以参考的数据。 所以， 在档案管理工作当中， 做好档案统计工作是至关重要的， 其提供的数据能够帮助管理人员更好地了解本单位或本企业。

　　2. 2 支持档案管理工作规划的开展

　　现阶段， 随着信息技术的不断发展， 社会信息资源愈发丰富， 档案管理工作内容不断拓宽， 但是在对档案进行归档保存之前， 一定要由专业的档案管理人员， 在编辑好档案信息以后， 才可以进行， 这在很大程度上导致了档案管理人员工作压力的增大。 因此，目 前降低档案管理工作人员的工作强度， 将原本比较复杂的工作逐渐简单化， 已然成为了所有从事档案管理工作的工作人员最为注重的一个重点问题， 所以凭借科学合理的方式规划好档案管理工作是尤为关键的。

　　依靠档案统计工作可以将原本繁杂程度比较高的档案信息更为直观的归类总结出来， 而后档案管理人员可以用图表和文字的方式将档案信息表示出来， 这就在很大程度上将档案管理工作的复杂程度降低了。实际上， 对于档案管理工作而言， 切实做好档案统计工作是非常重要的， 结合档案统计结果， 档案管理人员可以更好的规划好具体的档案管理工作， 从而保证档案管理工作可以更加井然有序， 提高档案管理工作的质量和效率。

　　2. 3 实现档案管理工作的有效性

　　在进行档案管理工作时， 适当的对档案统计工作加以引入， 一方面可以更好地完成信息筛选工作， 另一方面也可以使档案的整理与编排工作得到更进一步的完善。 以统计作为前提进行数据分析， 可以使数据分析的难度大大降低， 使档案管理工作的效率大大提高。 在档案统计工作开展过程中， 档案管理人员可以结合统计数据， 从更加全面的角度对企事业单位的有关信息进行一个了解与掌握， 有利于之后更为便捷的开展档案管理工作， 提高档案管理效率与管理质量。

　　3 档案统计在档案管理中的应用现状

　　3. 1 统计观念意识不强

　　现阶段， 在进行档案管理工作时， 有关档案统计方面的观念意识依旧需要得到进一步的强化。 目 前，在实际进行档案统计工作时， 常常会发生资料缺失，或者是不够准确的情况， 这使得档案管理工作很难进一步推进。 档案统计工作在开展过程中， 数据对于工作的开展是非常重要的， 并且档案统计工作要求数据要有比较高的准确性， 只有这样才可以推动其他事务更加有序地推进， 不过在企事业单位内部有一部分部门常常未能认识到进行档案统计工作的重要性， 使得档案统计工作流于形式， 也就是只是在进行数字工作，而不是在进行数据统计， 这对于后续的档案管理工作开展有着比较大的影响。

　　3. 2 资料分类不清

　　目 前， 在分析档案资料利用率时可以发现， 档案资料利用率相对比较高的领域基本上集中在几个方面，其中比较突出的是进行工作查考和学术研究等， 很少会应用于企业的实际经济建设。 在观察统计资料时可以看出， 在相同的档案卷中， 保持时间比较长的通常是卷和件。 在具体开展档案统计工作时， 有一部分是按照时间完成的， 还有一部分是按照案件完成的， 其中有一部分由于保存时间比较长， 以至于案件已经发生了丢失或是缺失等问题， 这就使得档案的整理相对而言也比较混乱。

　　3. 3 档案统计工作人员素质不高

　　现阶段， 在档案管理工作当中， 从事档案统计工作的工作人员相对而言比较不固定， 经常是由临时的工作人员组成小组来完成档案统计工作， 这就使得档案统计的连续性与系统性会受到某种意义上的影响。另外， 目 前从事档案统计工作的工作人员整体素质呈现出参差不齐的状态， 有一些工作人员甚至未能认识到档案管理工作的重要性， 在实际进行档案统计工作时依旧应用的是数字和任务的形式， 而没有。 个分析。关数据的过程， 长此以往就会导致档案统计工作的作用无法在档案管理工作当中真实有效的发挥出来。

　　4 发挥档案统计在档案管理中作用的实现路径

　　4. 1 健全档案统计制度

　　档案统计制度完善与否直接关系着档案管理工作能否得到有序的开展， 档案统计工作在实际开展过程中起到主体作用和地位的就是档案管理工作人员。 因此， 完善档案统计制度的前提就是要不断提高档案管理工作人员的工作意识， 使得档案管理工作人员在实际工作过程中可以清楚地意识到档案统计工作的重要性， 从根本上提高档案管理人员对档案统计工作的重视程度。 在整个档案管理工作开展过程中， 切实发挥出档案统计工作的最大价值。

　　其次， 应该不断优化有关档案管理工作的相关章程， 并对档案统计工作人员的人员构成与配置进行合理化的设计， 确保档案统计工作可以得到更加有序的开展与落实。 在制定档案统计人员的相关管理制度时，应该重点强调奖励和惩罚方面的制度。 对于档案统计人员在工作过程中出现的错误行为， 应该予以适当的惩罚， 而对于工作表现良好、 且态度比较认真的档案统计人员， 则应该予以一些实质性的奖励， 比如说物质层面或者是精神层面， 在完备的奖惩激励机制下，切实提高整个档案统计人员队伍的工作积极性， 使得档案统计工作在档案管理工作当中的重要作用能够得到切实的发挥。

　　最后， 应该努力实现档案统计工作的制度化管理，依靠对管理制度进行科学合理的制定， 以此来确保档案统计工作能够更加有序的推进。 由于现阶段档案统计的相关内容正在持续的丰富与完善， 在一定程度上加大了档案统计工作的难度， 这就导致在实际工作开展过程中， 档案统计人员可能会出现一些工作上的失误， 使得统计误差进一步扩大。 因此， 这就要求企事业单位一定要制定出更加具有科学性的管理制度， 从而更好地指导档案统计人员进行工作， 在提高统计人员工作有效性的同时， 确保档案管理工作能够得到更好地开展。

　　4. 2 提高档案统计人员整体素质

　　在档案统计工作开展过程中， 发挥基础和保障作用的就是档案统计人员， 如果想要切实保障好档案统计工作质量， 那么就一定要不断提高档案统计人员的专业素质， 从而从整体上将整个档案管理工作的工作效率提高到一个新的层次。 从本质上看， 进行档案管理依旧隶属于管理工作的范畴， 但是档案管理工作的专业性通常比较强， 特别是对于档案统计人员而言，要求从事档案统计工作的工作人员一定要具备统计学方面的知识， 并且能够对计算机进行熟练的使用， 甚至还需要了解一些编码和数学方面的知识技能。 因此，对于档案统计工作人员来说， 不仅要求其应该具备比较高的综合素质， 同时也要求其应该具备比较高的专业知识水平与技能， 档案统计人员的素质将会直接影响到档案管理工作的具体实施。

　　因此， 应该不断强化有关档案统计人员的专项培训， 主要目 的就是提高档案统计人员的专业化水平与技能， 在对档案统计人员的工作内容进行分配时， 应该一直秉持着人性化和效益化的原则与特点， 按照档案统计人员的实际工作能力与工作水平， 对其进行合理化的分配， 保证将最合适的人员应用到最合适的岗位上。 此外， 由于档案管理工作本身的特殊属性， 这就要去档案管理部门在招聘工作人员时一定要对其基本素质进行考量， 确保从事档案统计工作的工作人员，其专业技能与其道德素养是相适宜的， 从而显著提高档案管理工作的整体水平。

　　4. 3 有序安排档案统计工作

　　现阶段， 档案统计工作的整体工作强度正在不断加大， 统计工作人员需要负责的工作内容也越来越复杂， 因此， 对档案统计工作进行合理化的安排， 保证档案统计工作可以平稳有序的开展是非常关键的。 对档案统计工作进行合理化的规划与设计主要是由档案管理部门负责的， 结合档案统计工作的特点， 以及轻重缓急的程度， 确保管理计划在设计过程中条理是比较清晰， 制度是比较严格明确的， 保障档案统计工作在具体开展过程中能够始终有法可依、 有章可循， 切实将档案管理工作的效率和效果提升到一个新的层次。倘若没有办法合理安排好档案统计工作， 一旦档案统计人员在实际工作过程中遇到了某些问题， 那么就有可能一时之间不知道应该如何进行处理， 这样不仅可能会影响到档案统计内部工作的正常进行， 而且也有可能会影响到档案管理工作的整体质量。

　　4. 4 完善相关配套制度

　　对于档案管理工作而言， 除了需要不断对档案统计工作进行完善以外， 还应该关注一些其他的配套制度， 比如说计算机信息系统管理等， 使得档案管理与档案统计工作的开展能够更加有保障， 也更加及时。在具体建立并完善相关配套制度时， 应该从多个方面和多个角度予以进行， 一方面要考虑规章制度制定的可行性， 另一方面也要构建相应的监督机制， 使得各项工作都能够得到良好的落实。 在进行档案统计工作时， 其最终想要达到的目的和效果并不是单纯的数据，而是为了能够将档案本身的价值发挥出来， 这才是进行档案管理工作的最终目 的。 所有从事档案管理工作的工作人员都应该意识到， 做好档案管理对于整个企事业单位的发展都是有重要意义的， 确保每一项工作都得到了充分的落实， 每一项统计工作都能够完成好，自己的专业技能得到了充分的发挥， 只有这样才可以保证统计工作得到了更好地落实， 也为档案管理工作的开展提供了保障。

　　5 结语

　　综上所述， 在信息时代背景下， 档案统计工作在档案管理工作当中的作用逐渐突显出来， 档案统计的质量也将会对档案管理工作的开展产生直接的影响。因此， 档案管理部门一定要意识到档案统计工作的重要性， 为了切实提高档案统计工作质量， 应该在硬件和软件等多方面给予支持和保障， 特别是在软件方面，应该逐渐强化档案统计人员素质与专业能力方面的培训， 使得档案统计队伍的综合能力与水平可以得到一个稳定的提高， 确保档案统计工作可以更加有序地开展， 进而将档案管理工作的整体水平提高。

　　参考文献

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　　[3] 仲华. 档案统计工作的内容与意义探究[J] . 城建档案, 2020(10) : 108-109.

　　作者简介：马利娜，河北省邯郸市广平县档案馆， 河北 邯郸 057650