关于档案利用和档案价值的反思

　　作者：罗筱芊

　　摘要：随着社会行业的不断发展，档案数量迅速增多。档案在各企业、单位发展中发挥着重要作用，对于个体可持续发展也有着极大影响。从整体来看，当前我国各大企业、单位在档案利用方面还存在一些问题，档案中隐藏的大量信息没有得到合理、充分利用。而怎样才能使档案信息得到及时、有效且合理的利用，是当代社会面临的难题。文章便以此为核心展开研究，从档案价值入手，分析档案利用的不利因素、变化趋势，提出有助于发挥档案价值、提高利用合理性的策略，即相关部门要树立新观念，以理性态度看待档案，同时要加快数字化覆盖，提高相关工作人员的专业素质。

　　关键词：档案利用；档案价值；档案信息

　　在时代变更速度加快以及经济迅速发展的情况下，人们需要保存的信息越来越多，这便体现了档案的作用。近年来，我国档案管理方法得到创新，已从传统纸质管理转变为数字化管理，这使得档案信息的安全更具保障，也明确了档案的社会效益与经济效益。为了更好地发挥档案价值， 需对档案进行合理利用。从关系角度来看， 档案价值和利用之间有着密不可分的联系。档案利用建立在档案价值的基础上， 档案价值则取决于档案利用是否充分、合理。然而，从当前现实情况来看，我国在档案利用方面尚有不足，需要及时采取有效策略，以凸显档案价值的同时促进档案的发展。

　　一、档案的主要价值

　　（一）凭证价值

　　凭证价值是档案的核心价值，该价值和历史依据密切相关，从中可以体现历史实物特性。但在现代社会，档案凭证价值在利用上存有难点，这主要与凭证价值的特征有关。档案凭证价值具有鲜明的时效性。客观来说， 凭证价值就是对历史信息进行总结、分类，而随着时间不断延伸，档案的凭证价值也会逐渐减少，甚至消失。比如，与房屋权有关的档案，当使用者过世后，档案中体现的凭证价值便会失去效益， 这也意味着档案价值有所削弱。可见，档案凭证价值只会在某段时间内有着利用价值， 随着时间推移，其价值会逐渐减小。

　　档案凭证价值还具有专一性特征。该特征是指档案使用者和与价值有关的档案之间具有较强的适配性， 也就是说，凭证价值只会对与之相关的人或事起到作用，对于除此之外的人或事无法发挥作用 [1] 。这一特征使得档案数量有所增加，站在长远发展角度来看，档案数量大量增多会增加管理者的工作量，如果没有适合的技术、方法作为支撑，就无法保障档案管理的效果，进而不能充分发挥档案的凭证价值。

　　此外，一次性也是档案凭证价值的特征。当权利受到侵犯时，个体可以选择查看档案，但在查看后也意味着该档案的凭证价值随之消失。

　　总而言之， 档案凭证价值具备的这些特征制约了该价值的发挥，也在一定程度上限制了档案利用。

　　（二）情报价值

　　情报价值又可视为参考价值， 是档案整体作用的重要体现之一， 该价值在科研、医疗等领域比较常见。使用者可以在档案上进行一系列参考， 并根据档案做好相应准备工作，所以，对于使用者来说，档案属于信息资源。在社会经济发展的大环境下，档案的情报价值有所转移，现如今在互联网、报刊、书籍等载体中均可以体现档案的情报价值，这种转移有着双面影响。

　　从积极影响角度来看， 具备情报价值的档案的所在领域往往具有严谨性， 档案的形成需要结合文字、视频、图表、声像等内容，从中可以反映企业或单位最真实的发展情况。在获取档案上， 企业需要研发出一套相对完整、性能良好的技术或产品，这可以有效推动企业创新进步。且在大数据背景下，数字化成为档案管理的主要手段，这弥补了传统档案管理的不足。而站在负面影响角度来看，档案的情报价值转移会削弱其利用率， 如果数字化管理手段没有得到科学运用，便会降低档案利用的意义。

　　二、档案利用的不利因素

　　（一）自身因素

　　档案类型和内容丰富多样，但是在档案利用方面，档案的一般属性是一大不利因素，这主要体现在两方面。

　　一方面，虚假内容对档案利用造成了负面影响。档案中需真实记录历史活动，反映事件的真实情况，是社会生活最真实的原始记录，这也是档案被社会所重视、具有利用价值的主要原因[2] 。但客观来说， 档案内容并非确保百分百真实， 在利用档案时很少有人会去思考档案是否真实，一旦虚假信息被使用者发现，便会影响档案在人们心中的权威性，这对于档案利用来说是一种危机。

　　另一方面，档案缺乏一定的秩序，这对档案利用带来了负面影响。在档案前期形成、后期更新和转化过程中，均是按照相关文件进行排列的， 具有较强的系统性。然而， 有的文件在后期更新或转化过程中反映出的实体联系和内在联系会出现偏差， 这便使得档案信息呈现出无序化状态，导致档案利用非常麻烦。

　　除此之外， 档案的机密性也会对档案利用带来负面影响。不同行业、领域生成的档案信息各不相同， 和其他信息资源相比，档案最显著的特点便是机密性。档案内容涉及范畴十分广泛， 主要包括政治、科学、外交、文化、军事等， 其中也会涉及一些和国家安全、个人隐私、企业机密等有关的档案信息， 这也决定了档案并非是全面开放的，而是具有很强的机密性和封闭性。当今社会在如何处理档案保密、开放问题上有着较大矛盾， 如果过于保密，会影响档案利用；但如果没有设置好开放范围，则会导致档案信息流失，对集体或个人造成不可估量的后果。

　　（二）管理因素

　　档案馆是对档案进行管理的重要机构， 也是容易导致档案利用不合理的一大因素。从当前实际情况来看，档案馆中存在馆藏内容单一、管理手段落后等问题，这是导致档案利用效果不佳的主要原因。

　　首先，在馆藏内容方面，虽然档案馆在馆藏建设方面做出了相应改善，也取得了些许成绩，但馆藏内容仍比较单一 [3] 。在档案信息不断增加的环境下，档案馆如果仍然以单一馆藏内容应对，则会在内容上对档案用户带来束缚。

　　其次，在管理手段方面，档案管理手段和档案利用有着直接联系， 管理手段是否高效、适合， 直接决定着档案是否可以得到合理利用。在以往工作中，档案采用的是人工管理、手工查找的方式，效率低、质量差；随着大数据时代的到来，数字化在档案馆中逐渐得到普及，相关人员也逐渐意识到传统管理方式无法满足当代档案管理需求，便逐渐开始引入数字化技术。到目 前为止，档案馆在档案数字化管理方面已取得了进展，但从整体来看，数字化程度还有较大的上升空间。这对于档案利用来说既是挑战也是机遇，档案馆应当着力于挖掘和引入数字化技术，在提高档案管理质量的基础上， 为档案的高效利用创设有利条件。

　　（三）人员因素

　　档案利用是一项长期工作， 需要对档案资源进行实时开发，挖掘档案的隐性利用价值，从而满足不同使用者的需求。这些工作的进行需要以专业人员为支撑，但在目前实际工作中还缺乏专业素质较高的工作人员， 这给档案利用埋下了隐患。从工作实际中不难发现，受传统思想观念的影响，一些工作人员仍延续传统工作理念，在工作中秉持“保密保险、开放危险”的思想，这导致其开放化思维弱化，不具备与时俱进的发展能力。

　　三、档案利用的未来变化趋势

　　（一）档案用户构成愈加多样

　　现阶段，我国档案利用面相对狭窄，利用对象大部分为国家机关部门或企事业单位， 普通公民的档案利用率较低， 甚至许多公民对档案存在误解。在未来， 档案用户构成会愈加丰富，当社会信息化程度不断提升后，人们的档案信息需求也会逐渐增强， 档案利用会覆盖到各大阶层、职业， 档案的用户构成会逐渐朝普通用户倾斜， 这可以在极大程度上提高档案利用率 [4] 。

　　（二）档案需求愈加多元

　　随着社会经济的不断发展，人们的生活、工作范围会逐渐扩大，该过程产生的档案信息也会增多，不同领域的档案需求也会变得多元，使档案利用逐渐趋于多元化、实用化。档案不仅在人们的生活和工作中发挥着重大价值，也会逐渐朝休闲娱乐、文化学习方面延伸，这使得档案需求呈现出多元化趋势。

　　（三）档案利用难度增大

　　从大环境来看， 目 前社会正处于大数据、信息技术迅速发展的时代， 各种科学技术的开发和应用对于档案管理来说是一大契机， 但也对档案利用提出了更高的要求。档案利用在传统管理中采用的是人工方式，用户可以借助人工这一不可缺少的要素利用档案信息；但在数字化背景下，人工虽参与到档案利用工作中，但并非核心环节。传统封闭环境呈现开放化特征，使得档案利用手段需发生改变， 这样才能在不同时代背景下妥善合理利用档案。从原本的文字信息转变为声像信息，从印刷信息转变为微缩信息，这些档案变化形态直接影响着档案利用率，用户可以从多角度实现档案信息资源的远程共享利用。因此，在科技与档案管理交汇的背景下，档案利用难度有所增加， 用户需要学习、了解科学技术， 并结合自 身需要合理审视和利用档案信息。

　　四、促进档案利用、发挥档案价值的策略

　　（一）树立新时期新观念

　　新时代背景下，人们要摒弃传统档案利用观念，树立新时期新观念。档案工作的最终目 的在于利用档案，发挥档案的隐性和显性价值，而要想达到该目的，档案馆就必须具备用户至上观念。在具体工作中可从以下方面入手：

　　一是加强用户研究。严格来说，档案用户是档案馆的顾客， 档案馆需服务于档案用户， 所以， 档案馆应加大对档案用户的研究力度，及时了解不同时期、不同年龄及不同领域用户的档案信息利用需求及需求变化情况， 杜绝“闭门造车”现象的发生。档案馆应加强与用户间的沟通联系，以此来改善档案利用工作的薄弱环节，提高工作的针对性、可行性。

　　二是注重用户教育。群众对档案工作的了解度较低，这对于档案价值发挥及档案利用均有着负面影响。为了改善该现状，就必须重视用户教育。针对各阶段用户应采用不同的教育方式， 比如， 对于青少年用户， 可以选择观看科教片、展览等方式使其加深印象， 初步了解档案知识， 为将来合理利用档案奠定基础；对于成年人， 考虑到该群体有着较强的新事物接受能力和学习能力， 便可以借助相关政策、法律法规开展普及教育，或是介绍相关的档案信息资源利用技术等 [5] 。

　　（二）以理性态度看待档案

　　为了提高档案利用率， 相关人员需以理性态度看待档案。档案虽具有机密性特征， 但这并不是档案的唯一特性， 其还具有社会性、共享性、政治性等特点。档案中记录了社会生活的真实状况， 从实际来看， 不同国家、企事业及个人均存在各自 的经济利益， 有一部分活动信息不能对外公开， 这就使得一些信息在成为档案后具有机密性。这类档案信息应当得到严格保存， 不能私自 对外公开。而具有开放性的档案信息， 往往呈现出社会性、文化性特点， 对于这类档案， 则可以在经过权衡利弊、深思熟虑后选择对外开放， 且要准确把握开放范围， 使这些信息能够被用户所利用， 从而发挥档案的价值， 以免浪费资源。

　　（三）加快数字化全面覆盖

　　数字化是利用档案和发挥档案价值的新途径， 也是当代各行各业的发展趋势。对于档案工作相关部门来说，必须加快数字化覆盖才能及时跟上时代发展步伐， 避免遭到社会淘汰。除了要将传统纸质档案以电子档案形式归档、储存外， 还必须加快馆藏档案数字化建设进程。档案馆既可以对全部馆藏内容进行数字化管理， 也可以对重点档案或利用率较高的档案进行数字化管理 [6] 。前者可以在一定程度上丰富馆藏内容， 解决当前馆藏内容单一的问题，且用户无需出门便可以利用网络途径搜索、查看档案；后者则可以进一步凸显档案价值，为用户针对性利用档案资源创设了条件。

　　（四）提高工作人员的专业素质

　　只有专业素质较高的工作人员才能充分发挥档案价值。为了解决目 前工作中存在的人才问题， 档案馆需对工作人员进行培养， 培养内容应涉及思想观念、业务素养、思想道德等多方面， 传授工作人员新型管理技术和方法， 使其加快与时代接轨的步伐。根据不同时期的发展需要， 档案馆应不断调整工作人员知识结构， 并根据档案利用工作的实际需要， 培养工作人员的科技应用能力， 以此来提高档案工作者的信息化水平。同时， 除了培养内部人员外， 档案馆也可以通过对外招聘方式引入人才。档案馆可以与高校对接， 在为专业学生提供工作机会的同时， 也可以为自 身注入大量新鲜血液， 从而推动档案工作的高质量开展。

　　五、结语

　　档案作为社会生活的真实原始记录， 具有凭证价值和情报价值， 近年来， 档案价值遭到弱化， 这给档案利用带来不便。且档案利用还会受其自 身一般属性、管理及人员因素的影响。立足于现状展望未来，档案用户构成会越来越多样化，档案需求会愈加多元，且档案利用难度也会有所增大。为了充分发挥档案的价值， 为档案的合理、有效利用提供保障，相关部门既需要树立新时期新观念，以理性态度看待档案，同时亦要加快数字化覆盖，提高相关工作人员的专业素质。

　　参考文献：

　　[1]李群. 档案利用和档案价值的反思[J]. 企业文化(下旬刊), 2017(3): 90.

　　[2]施松绘. 档案利用和档案价值的反思[J]. 办公室业务,2016(21): 93.

　　[3]梁晶晶. 关于档案利用和档案价值的思考[J]. 东方企业文化,2015(1): 186, 188.

　　[4] 王效鹏. 档案利用和档案价值的反思解析[J] . 市场周刊·理论版, 2021(48): 143-144.

　　[5]吴念良. 档案利用和档案价值的反思[J] . 现代职业教育, 2019(31): 2.

　　[6]葛晓闽. 档案利用和档案价值的反思探讨[J]. 赤子,2019(30): 171.

　　作者简介：罗筱芊（1989—　 ）， 女， 汉族， 陕西宝鸡人。主要研究方向： 档案管理。