电子档案与纸质档案的对比研究

　　作者：尹明明

　　摘要： 随着信息技术、 大数据技术的快速发展， 以及时代的不断进步， 传统纸质档案逐渐向电子档案转变和发展，其中通过电子档案的运用， 能够有效提升档案管理效率和质量， 同时传统纸质档案与电子档案之间存在一定的内在联系， 同时在呈现方式等方面也存在较大的差异， 并且两者有着各自 的优缺点， 因此为了 进一步提高档案管理水平， 需要对电子档案和纸质档案进行对比分析和研究。 本文结合电子档案与纸质档案各自 的优势和不足， 对两者之间的内在联系和区别进行分析， 并对档案管理中两种档案模式的综合应用策略进行探讨。

　　关键词： 电子档案； 纸质档案； 资源共享

　　1 电子档案和纸质档案的优势对比分析

　　1 . 1 共享

　　通常电子档案集合了影像、 声音、 文字、 图片等各种形式， 不仅具有多媒体集成性， 同时能够突破时间和空间的限制， 实现不同地域、 同一时间， 多个用户共同使用电子文件资源的服务功能， 充分体现了电子档案的共享性。 同时电子文件也突破了纸质文件的“孤本” 限制， 能够同时满足所有用户的使用需求。

　　而传统纸质文件通常都是在原始孤本的情况下， 除了普遍发行的文书文件外， 其他可采用副本和复印件的形式进行共享， 使因数据有限， 也导致文件共享利用范围较窄， 并且由于传统纸质文件需要在固定时间以及一定场所进行使用， 所以因纸质档案的使用时间、地点和人数的限制， 为档案使用者带来不便的同时，也加大了纸质档案保管难度。 与纸质文件相较之下，电子文件能够借助虚拟计算机及网络环境， 突破传统纸质文件的局限性， 利用“无形的信息资源”， 实现电子文件的实时共享， 其主要体现在以下几个方面： 首先能够突破使用者人数限制， 可借助下载、 复制、 移动硬盘拷贝、 网络传送等方式， 使多个使用者能够同时利用同一份电子文件； 对纸质档案的“固定场所”使用限制予以打破， 充分利用现代先进网络技术、 信息技术， 使用者能够实现远程查询和获取档案信息，使档案使用突破空间的限制； 突破传统纸质档案的时间限制， 使用者可利用计算机以及网络技术， 随时随地能够实现档案信息的查询和获取。

　　1 . 2 多样化

　　电子档案的出现， 能够为使用者提供更多样化的服务， 其中使用者可借助计算机， 根据自身需求， 对电子文件信息进行分析和处理， 使电子文件信息利用率有效提升。 同时由于电子档案具有较强的可操作性，为使用者开发利用提供了更有力的支撑。 而相较之下，传统纸质文件无法利用删、 增、 改等方式对文件内容或格式进行修改。 因此通过充分利用电子档案多样性的优势， 使用者可通过统计、 分类、 打印、 汇总、 复印等多样方式对电子文件信息进行处理， 有效满足使用者多元化、 个性化使用需求， 并且地进行专题档案资源收集和汇编时， 电子文件处理及加工速度比手工方式更加便捷、 高效。

　　1 . 3 经济环保

　　随着计算机及移动终端的不断普及， 以及互联网的快速发展， 基于网络环境下， 电子档案其经济环保性优势也日 益凸显。 使用者可利用计算机或其他移动终端， 对电子档案进行查询和阅读， 能够大幅度减少纸质档案使用率， 进而使纸张有效节约， 使档案管理工作能够更环保、 更经济。 因此针对部分利用率较低的文件资料， 可采用电子档案的形式， 不仅能够使文件保存空间有效缩减， 有能够使档案工作人员在纸质档案管理工作环节中投入的时间和精力减少。

　　1 . 4 原件保护

　　在网络计算机环境下， 通过将档案转化为数字化形式， 能够进一步提高档案资源的开发利用率， 并保证档案资料使用的无损性以及重复利用， 因此电子档案不会重复利用而出现档案老化或损耗的情况， 能够对档案原件进行有效保护。 其次与纸质档案相较之下，电子文件原件保护优势明显， 由于纸质载体会随着使用时间及次数的增加， 会出现字迹变浅、 纸张损耗等现象， 导致纸质档案原件出现损坏和破损。 而电子档案在长期使用过程中， 并能够满足使用者各种需求的情况下， 在正常规范操作下， 档案文件使用寿命及内容不会受到影响和损坏， 因此相关管理人员只需要充分发挥技术及载体材料等优势， 能够为加强电子档案原件保护奠定坚实的基础[1] 。

　　1 . 5 高效传输

　　使用者可利用计算机及网络技术等， 对电子档案进行远程查询和提取， 并且使用者可充分利用网络开放性等优势， 实现随时随地对电子档案获取， 使档案资源的开发利用率有效提升， 使档案信息资源的可用价值得以充分发挥。 因此相较之下， 纸质档案传递因受时间和地点的限制， 无法满足高效传输的服务要求，以档案利用造成制约和影响。

　　1 . 6 开放性

　　由于网络环境具有开放性， 同时电子档案系统能够充分利用互联网， 为使用者提供更高效、 更便利的信息查询及使用服务， 并且使用者在进行电子档案信息查询时， 能够对其他相关信息资料进行获取。 另外通过电子档案系统的有效构建， 能够为使用者提供相应的信息资源服务， 还能够为其提供更多样化的信息资源， 如视频、 图片、 文字等多种信息， 这也是传统纸质档案难以比拟的优势， 不仅纸质载体能够承载的信息量有限， 并且无法与其他信息之间相关联， 对档案资源充分利用造成制约和阻碍。

　　2 电子档案与纸质档案的劣势对比分析

　　2. 1 缺乏稳定性

　　电子档案会受到诸多因素的影响， 在使用过程中出现载体及信息内容不稳定性。 由于电子档案自身特殊性， 其信息内容极容易在使用过程中被破坏、 被修改， 相较之下纸质档案的修改难度较大， 并且任何修正和篡改都极容易识别和辨认。 而电子档案修改极为便利， 而且极难发现， 这加大了电子档案资源保护难度。 其次由于网络环境的开放性， 电子档案极容易因病毒入侵、 黑客攻击等行为而被破坏、 篡改或删除，对电子档案管理造成严重危害。 另外在电子档案管理工作中， 库房温湿度变化、 外界强磁干扰等也会对电子档案的保存载体造成不利影响， 进而导致电子档案内损坏、 丢失。 最后因电子档案的易拷贝、 易修改、难辨真伪等特点， 导致档案的原始记录特性被削弱，甚至人们更信任纸质档案的原始性。

　　2. 2 对设备的依赖较强

　　基于电子档案的特征， 使用者需要借助计算机和相应软件， 才能对电子档案进行查询和提取， 同时电子档案管理也离不开计算机等设备和软件， 因此与传统纸质档案相较之下， 电子档案对计算机等设备的依赖性较强。 对于纸质档案而言， 无需借助计算机等设备， 能够在较为广泛的环境中进行阅读， 这也是电子档案难以替代的使用优势。

　　2. 3 安全性不足

　　电子档案的共享性及高效利用， 会加大档案安全保密难度， 因部分不法分子极可能采用各种非法技术，对电子档案所存放的计算机进行侵袭， 对相关档案信息进行窃取、 破坏或篡改， 甚至导致各种重要、 机密档案外泄。 并且基于电子档案易复制、 易拷贝、 复制等特点， 不法分子也能够盗用电子档案， 对社会和国家的和谐稳定发展造成危害。

　　3 电子档案与纸质档案内在联系分析

　　3. 1 内容传承性

　　两种档案形式都具有档案内容传承性的特点， 采用不同的记录载体直接对历史进程及真实事件进行记录， 其中包括了纸张、 光盘、 磁带， 或是利用音频格式对电脑资料进行记录等， 并且无论是纸质档案和电子档案其内容能够保持一致， 如利用相关技术， 可以将纸质记录与录音进行相互转抽象。 所以上述两种档案形式虽然采用不同的记录方式， 但相同的内容其记录内容、 档案建立方法等方面具有传承性[2] 。

　　3. 2 作用一致性

　　基于档案自身特征， 上述两种档案形式具有内容作用一致性， 都能够对档案资源的回溯价值和现实价值予以体现。 其中纸质档案的作用更加直观， 使用者可可直接通过阅读获取所需要的信息， 而电子档案的记录方式更加多样化， 能够为使用者提供更全面、 更生动的信息。 但对于使用者而言， 上述两种档案形式都发挥了真实事件记录的作用， 都能够满足使用者研究、 鉴定和取证等需要。

　　4 电子档案与纸质档案的区别分析

　　4. 1 记录方式

　　上述两种档案形式最显著的区别在于信息的记录方式不同。 纸质档案以纸张作为载体， 对信息进行记录， 包括了符号、 文字、 图像等方式， 同时纸质档案管理也以纸张作为唯一记录载体， 通过阅读的方式，实现档案资源利用。 而电子档案能够采用编程、 影像等多种记录方式， 其多样性不仅体现在记录载体方面，也体现使用者可采用多种方式获取信息资源， 同时也借助计算机等多种设备才能实现。

　　4. 2 记录时空

　　上述两种档案形式在时空记录方面存在一定的差异性。 其中纸质档案能够在历史事件产生和发展进程中进行记录和不断完善， 也可在事件发生后， 由旁观者或当事人根据真实情况对事件进行描述和整理， 进而形成纸质信息资料， 在此情况下， 纸质档案通常在内容记录方面存在一定的延迟性， 即使采用现场口述采访记录形成档案， 也无法实现与事件同时发生和进行。 因此相较之下， 电子档案能够在事情发生的同时，对事件进行全面记录， 使事件发展与电子档案形成实现同步。

　　4. 3 保存方式

　　上述两种档案形式在保存方面也有着明显的区别。因采用的由信息载体存在差异性， 在档案保存方面也有着不同的要求， 不仅需要保证档案管理的安全性，还需要更好地满足人们查阅需求。 在档案管理中通常需要采用了防潮、 隔热、 防尘、 防水、 防紫外线以及其他污染物等， 防止对档案造成损坏， 同时针对纸质档案， 还需要对保存环境的温湿度加强控制， 针对电子档案， 需要对辐射源距离加强控制， 避免出现数据丢失的情况。 另外两种档案形式在保管方面还因载体不同， 其保密手段也有所不同， 纸质档案作为实体，其保密手段主要加强实体保护， 避免泄露即可； 档案子档案需要对网络环境和计算机环境加强关注， 除了避免实体泄露外， 还需要对病毒以及其他数据泄露形式加强控制和防范。

　　5 纸质档案与电子档案的有机结合应用策略

　　在档案管理工作中， 通过纸质档案与电子档案的有机结合， 能够使管理及服务水平有效提升。 因纸质档案在长期使用过程中极容易损坏纸张， 因此可将频繁使用的纸质档案进行扫描， 转换成为电子档案， 有效满足所有使用者的查阅需求， 同时档案能够在传阅过程中避免出现丢失或更改等现象， 有效提升档案开发利用率的同时， 使档案真实性和安全性得以切实保障。 针对纸质档案信息以文字和图片的方式呈现， 不利于使用者直观理解和记忆的问题， 可利用与纸质档案同期的电子档案， 以影像、 录音等多媒体形式， 使信息资源更具生动性和说服力。 因纸质档案与电子档案相较之下难以快速查找， 因此可通过电子目 录的制作， 对纸质档案进行清晰分类， 并根据标题、 保密级别等进行有序存储， 有利于使用者快速查阅档案， 并且有效提升档案管理人员工作效率和工作质量。 根据档案资料的保存要求及价值等， 对档案形式进行合理选择， 如真实性及保密性要求较高， 保管时间较长的档案信息， 应采用纸质档案形式进行保管； 以于保管时间短、 保存价值相对不高的档案信息， 可采用电子档案形式进行保存， 能够使存储空间有效节省， 为后续档案清理、 更新以及到期销毁提供便利[3] 。 因纸质档案在传阅等方面受到诸多因素的限制， 针对需要加大宣传力度的信息资料, 可将其转化为电子档案， 充分利用互联网, 借助信息化平台, 使信息宣传力度不断加大。

　　6 结束语

　　在档案管理工作中， 为了充分发挥纸质档案与电子档案的各自优势， 并使两者相辅相成， 使档案管理工作成效有效提升， 档案工作人员需要对两者之间的区别加强对比分析， 对两者的优势和不足准确把握，在具体管理工作中， 通过两者的有机结合， 扬长避短，对档案管理框架进行不断创新和优化。

　　参考文献

　　[1] 温倩倩. 纸质档案与电子档案保护的差异及对策研究[J] . 档案天地, 2022(3) : 4.

　　[2] 江芸. 纸质档案与电子档案的保护差异分析探讨[J] . 档案管理, 2020(1) .

　　[3] 李芳. 电子档案与纸质档案的对比研究——评《档案管理实务》 [J] . 中国造纸, 2020, 333(3) : 111-112.

　　作者简介：尹明明，吉林省公主岭市外派劳务服务中心， 吉林 公主岭 1 361 00