纸质档案与电子档案并存时期档案管理的思考

　　作者：曹宏平

　　摘要： 电子档案具备多种形式， 可以复制利用， 存储便捷。 但纸质档案也具备自 身优势， 电子档案无法完全替代纸质档案。 由此， 应明确电子档案与纸质档案的差异与关系， 建立混合管理系统， 确保两者相辅相成， 共同发挥作用。 本文在此基础上分析了 电子档案与纸质档案的区别， 提出了并存管理措施， 以期为此后档案管理工作提供更多借鉴依据。

　　关键词： 纸质档案； 电子档案； 并存时期； 档案管理

　　电子档案与纸质档案各自具备优势， 电子档案使用更为便捷， 管理效率更高。 但当前电子档案无法完全取代纸质档案， 纸质档案依然发挥着十分重要的作用。 对此， 工作人员应明确两种档案的区别， 实行并存管理措施， 在提升管理效率的基础上， 确保发挥档案的实际价值。

　　1 电子档案与纸质档案概述

　　1 . 1 电子档案

　　电子档案主要利用计算机等设备存储数据信息，以电子图像的形式呈现， 通过虚拟方式真实显现档案实体信息。 电子档案管理的关键在于构建信息化平台，利用信息技术汇集、 整理档案数据信息， 形成影像、 扫描件、 照片等形式的电子档案， 完整记录保存价值较高的数据。 电子档案的存储空间较小， 且查询方便， 利用计算机完成起草、 修改、 印发等工作， 便于复制。 电子档案具备一定的公共性， 社会公众均可以检索， 不受时间与空间的限制， 在任何地点、 任何计算机上进入档案管理系统， 便可以查询信息。 且电子档案具备多样化操作， 可以利用计算机完成信息查询、 信息分析、 信息更改等操作， 提升了利用率。 且电子档案更为灵活， 分类、汇总等操作不会改变档案格式， 满足用户的查询需求。

　　1 . 2 纸质档案

　　纸质档案利用纸张存储档案数据， 包括图纸、 合同、 公文等。 纸质档案具备保密与原始性质， 具备不可再生性， 保存期间应做好防护与修复工作。 大多机密文件以纸质档案的形式呈现， 因此档案室应做好防潮、 防虫等工作， 保证纸张长时间保存。 珍贵档案出现腐朽、 破裂、 脏污问题时， 还应采用加膜、 去污、增塑等方式修复载体， 并利用录像、 录音等方式修复直至档案信息。 纸质档案具备权威性， 记录的内容比较原始， 反映了事件的真实面目 ， 留下纯粹、 可经推敲的原始信息纸质档案还具备等同凭证的效力， 可以清晰辨别真伪， 具备法律层面的意义。 同时， 纸质档案易于保管， 根据编号便可以查询所需资料。 纸质档案保管流程简单， 编号分类后便可以保管， 且可以长时间保存[1] 。

　　2 纸质档案与电子档案的差异

　　2. 1 原始性差异

　　纸质档案记录原始信息， 包括印章、 工作人员笔迹等， 高度还原记录的数据， 反映真实情况， 即便出现改动， 也可以通过笔迹辨认， 真实度更高。 而电子档案则利用计算机编码录入， 形成可以识别的符号，修改、 删除流程简单， 且修改后无法辨认， 以致信息缺失， 准确度较低。 且电子档案无法有效区分形成的原件与复印件， 不能确定原始性。 纸质档案存储包括起草、 修订、 审核等环节， 更改必然会留下痕迹， 属于原始的法律凭证。 而电子档案使用了信息技术， 原始性的辨别较为困难， 无法人工识别记录方式， 不能有效固定纸质档案中的字体、 书写材料等， 不会留下痕迹， 不能成为原始法律凭证。

　　2. 2 使用性能差异

　　相较纸质档案， 电子档案以图像、 文字、 声音等多种方式存储数据信息， 性能具备优越性。 首先， 电子档案可以快速复制， 原件与复印件不存在差异， 档案管理人员可以随时获取档案信息， 将其复制为若干份， 复制后的文件为备份。 而纸质档案的工作量较大，无法保证安全性， 且随着使用次数的增多， 纸张会出现损毁， 修复难度较大， 而电子档案多次使用， 依然可以避免损耗。 其次， 电子档案具备多种收集方式，而纸质档案仅存在直接利用的方式， 准备好原件后直接提交。 电子档案则可以通过文字、 声音、 视频、 图像等方式收集信息， 实现单独或联合保管。 使用者想要获取信息时， 需要向前往纸质档案保管地点， 而电子档案则可以直接获取， 实现在线搜索。 电子档案中，使用者可以根据档案编码、 时间、 姓名等进行搜索，提高查询速度， 降低使用成本。 再次， 纸质档案需要人工完成档案检索、 档案整理、 档案统计等工作， 电子档案则利用计算机技术实现自动化管理， 提升了工作效率。 管理人员掌握信息管理方法， 便可以快速完成档案资料查阅、 整理等工作。 最后， 电子档案与纸质档案存在资源共享差异， 纸质档案在同一时间、 同一地点被同一人使用， 且使用地点局限于档案室。 而电子档案使用不受时间与空间的限制， 可以随时利用终端设备查询文件信息。 同时， 电子档案可以在多个计算机中呈现， 实现多人同时间使用， 而电子档案数据可以实现网络传输， 打破了空间壁垒， 保证资源共享[2] 。

　　2. 3 存储与防护差异

　　纸质档案对存储要求较低， 不要求复杂的环境，具备一定规模的储藏室或卷柜便可以存放。 且纸质档案对工作人员的学历与技能要求较低， 载体性质稳定，可以多年存放， 温湿度保持在标准范围内时， 纸质档案不会发生变质、 腐化等问题。 防护纸质档案时需要做好防尘絮、 防蛀虫、 防霉变、 防火灾、 防水害等工作， 及时修复破损的纸张， 并严格遵照管理制度保存，提升保存质量， 增加保存期限。 而电子档案对存储环境要求严格， 磁盘、U 盘、光盘均属于电子档案的载体，为了安全保存， 应设置齐全的防护设备， 避免受到磁场与电场的干扰， 以免破坏电子文档。 电子档案对计算机技术的依赖度较高， 以固定格式储存， 需要利用计算机技术读取磁盘信息。 当环境更新或改变时， 电子档案很可能出现无法读取或打不开的问题。 由此，电子档案需要更多精力维护[3] 。

　　2. 4 用户体验差异

　　用户使用纸质档案时需要经过出示手续、 查询目录、 委托调档等流程， 程序复杂。 且受纸质档案自身性质的影响， 一次查询只可以服务一个用户。 而电子档案的查询不受条件的制约， 具备账号、 密码即可，输入检索词后便可以精准查询。 由此看出， 电子档案的查询流程更为简单， 查询速度提高， 可以服务多位用户。

　　2. 5 信息可变差异

　　纸质档案很难被修改， 而电子档案则易被修改内容， 信息可变性较强。 电子档案信息载体分离存在，载体不具备信息固化功能， 真实度较差。 且随着电子信息技术的发展， 信息编码、 存储格式发生较大变化，电子档案信息的稳定性也被降低， 极易出现信息丢失问题。 同时， 相较纸质档案， 电子档案过于依赖电子系统与设备， 一旦疏于管理， 则会出现信息丢失、 失控等问题。 且电子档案极易被黑客攻击， 非法篡改内容， 引发更大的安全隐患。

　　3 纸质档案与电子档案并存管理对策

　　3. 1 建立混合文件管理系统

　　为了协调管理纸质档案与电子档案， 应设立混合文件管理系统， 集成化收集不同格式的文件， 并在系统中建立独立的电子文件夹， 在建立电子文件夹时应保证内部元素的协调性， 使用科学标准存储档案， 确保各元素保持密切关系。 同一文件， 应在不同的储存载体中具备相同的编号， 明确记录选择的载体类型，分别记录电子档案与纸质档案的储存地址。 通过混合文件管理系统， 可以共存管理纸质档案与电子档案，便于上传各种载体的档案， 不受其他数据的影响。 且此类管理系统还可以销毁文件， 直接定期设置消除即可。 管理系统还增加了借阅、 自动解密等功能， 可以共同管理不同载体的同类档案， 无需差异化区分纸质档案与电子档案[4] 。

　　3. 2 建立管理系统与业务系统标准接口

　　为了在同一系统中存储纸质档案与电子档案， 应使用同一接口， 这便是管理系统与业务系统的标准接口。 通过标准化接口可以共存管理纸质档案与电子档案， 动态管理各种数据信息， 以全面了解档案的使用情况， 一旦管理系统出现问题， 可以及时发现， 及时解决。 二是通过标准接口可以直接保存或销毁电子文件， 只需使用一个档案管理系统便可以完成文件归档工作。 归档期间， 针对不同载体却是相同文件的情况，应使用同一归档号与同一分类规范， 实现电子与纸质档案的一体化管理。 在录入电子文档时， 可以由管理系统自动采集档案的日期、 全宗号、 文件页码等信息，之后打印出电子文件， 在纸质档案上方归档， 相关工作人员只需在纸质档案填写装盒号即可， 无需逐项填写信息， 提升了工作效率。 由此看出， 标准化接口可以集成化管理纸质与电子档案。

　　3. 3 建立一体化服务平台

　　为了实现文件解冻与管理工作的一体化完成， 满足不同用户的多元需求， 应设立纸质档案与电子档案的一体化服务平台， 提升文件管理效率， 保证结果管理。 通过一体化平台， 可以同步更新管理电子档案与纸质档案， 合理利用档案信息， 确保用户在最短的时间内找到所需档案文件， 为不同资源类型与形式的档案提供更高水平的信息服务。 同时， 一体化服务平台包括档案融合服务平台与用户配置文件的通知标准网站， 为用户提供高效便捷的在线咨询服务， 帮助用户远程查询、 控制档案资料。 即便用户对计算机与网络服务平台不甚了解， 也可以完成电子档案的全文搜索，轻松浏览网络资源[5] 。

　　3. 4 设立完善的管理制度

　　首先， 应及时更新完善档案管理理论， 电子档案理论在整体档案管理工作中占据十分重要的位置。 因此， 应创建新的档案理论学说， 增加档案管理理论，正确界定与解释电子档案的基本概念， 包括电子档案的定义、 来源、 特点、 属性、 种类、 地位等方面， 加大研究力度。 其次， 应设立完善的电子档案法律管理制度， 电子档案极易受到计算机病毒的攻击， 安全性较低， 且受存储方式、 载体形式等因素的影响， 无法辨别真实性与凭证性。 对此， 相关部门应针对电子档案管理特点， 设立完善的法律法规体系， 并以规章制度形式规定电子档案的使用方法， 实现科学管理。 同时， 电子档案的保护工作还应贯穿整个管理过程， 管理的重点在于过程并非档案本身。 期间应设立整套的电子档案全程保护制度与传递记录制度， 以及时收集电子文件， 避免因信息分散而出现丢失问题。 为了确保信息的真实性与原始性， 还应为每份电子文件设立必要的记录制度， 在开始收集时便记录， 为此后的管理、 应用提供借鉴。 最后， 应重新界定电子档案的管理内容， 明确电子档案与纸质档案在形成过程、 使用方法、 存储要求等方面的区别， 并建立整套的电子档案管理技术与标准。

　　3. 5 完善电子档案保管设施

　　电子档案与纸质档案存在不同的存储方式， 其中纸质档案存储于库房， 对存储空间的要求较高， 必须具备较大体积， 以容纳更多的纸质材料。 期间管理人员应做好防水、 防潮、 防尘、 防火等工作， 保持适宜的温湿度。 电子档案的存储介质为磁盘、 光盘、 硬盘等， 管理人员应建立适宜保存磁、 光介质的环境， 合理控制温湿度， 保证存放载体的柜、 架、 库房均达到既定要求， 直立排放载体， 避光， 远离磁场与有害气体。 同时， 还应定期做好电子档案载体的检测与维护工作。 电子档案的载体较易受到环境的影响， 尤其是磁性载体更为明显。

　　3. 6 提升档案管理人员素质

　　为了保证档案的高效存储， 应提升管理人员的综合素养与业务能力， 引导其改变以往的管理理念， 结合实际， 不断学习， 更新自身知识结构， 储备更多的电子档案知识， 有效管控档案结构， 提升管理水平。 电子档案与纸质档案并存管理的背景下， 档案管理人员不但应掌握传统的纸质管理知识， 还应强化学习计算机检测技术、信息技术、 大数据技术等内容， 以更快适应工作要求。

　　4 结束语

　　电子档案查询便捷， 管理效率更高， 但极易受计算机病毒的影响， 发生失真、 乱码等问题， 无法完全取代纸质档案。 对此， 应充分发挥纸质档案与电子档案的优势， 明确两者并存管理措施， 确保相辅相成，更好的发挥各自的功能与价值。

　　参考文献

　　[1] 苏兰英. 风险视角 下传统档案与电子档案管理的对比研究[J] . 文化产业, 2022(08) : 10-12.

　　[2] 董小溪. 电子档案与纸质档案的比较分析[J] . 兰台内外, 2022(08) : 4-6.

　　[3] 温倩倩. 纸质档案与电子档案保护的差异及对策研究[J] . 档案天地, 2022(03) : 21-23+7.

　　[4] 武韶佳. 纸质档案和电子档案并存的必要性探究[J] . 城建档案, 2021(12) : 161-162.

　　[5] 王迪. 纸质档案与电子档案融合管理创新的研究[J] . 科技视界, 2021(09) : 75-76.

　　作者简介：曹宏平，陕西省榆林市米脂县农业机械服务中心， 陕西 榆林 71 81 99