《关于进一步做好社会保险业务档案工作的意见》解读

　　作者：于峰

　　2024年7月1日，人力资源社会保障部、国家医疗保障局、国家税务总局、国家档案局、国家电子文件管理部际联席会议办公室五部门联合印发了《关于进一步做好社会保险业务档案工作的意见》（以下简称《意见》）。《意见》明确了社保档案工作的总体要求、工作目标和重点任务，是指导社保档案工作的纲领性文件，对做好数字政府建设背景下的社保档案工作意义重大。

　　起草背景

　　1.国家有要求

　　随着数字时代的到来，党中央、国务院对档案工作提出了新任务新要求，近年来陆续修订和出台《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等一系列制度文件，要求各部门加强档案信息化建设，推动档案管理模式转型升级。社保经办机构作为民生保障和政务服务的重要组成部门，加强社保电子档案管理应用、推动档案管理数字化转型既是职责所在，更是使命担当。

　　2.事业有需求

　　当前，“网上办”“掌上办”已成为参保单位和参保群众办理社保业务的主要形式，纸质办事材料大幅缩减，办事材料电子化程度大幅提升。同时，社保事业发展进入系统集成、协同高效阶段，跨地区、跨部门、跨层级的业务交互日益频繁。社保电子文件如何更有效更规范地成为具有法律效力的电子档案，更高效更安全地应用到经办业务的全流程、政务服务的全过程，是各级社保经办机构面临的新需求新挑战。

　　3.短板待补齐

　　《中华人民共和国档案法》明确了电子档案的法律地位，一些地方探索开展了电子档案单套管理。但调研发现，各地社保电子档案管理还存在信息系统功能不完善、归档程序不规范、管理应用手段不充分等问题，需要加强顶层设计，加快完善配套制度与标准，提升社保电子档案规范化管理水平。

　　总体情况

　　1.把握3个原则

　　《意见》作为指导性文件，主要把握3个原则：一是坚持统一规范。加强顶层设计，加快健全适应数字时代的社保档案管理制度和标准体系，不断提高档案工作法治化、规范化、科学化水平。二是坚持创新引领。加强档案信息化建设，逐步建立以档案数字资源为主导的社保档案资源体系，加快实现电子文件全流程规范管理，为社保经办数字化转型提供有力支撑。三是坚持协同高效。注重做好与相关部门的协同共治，建立健全高效协同的社保档案工作机制，深化档案资源共享利用，更好赋能数字政府建设。

　　2.明确工作目标

　　《意见》设定了到2027年的工作目标，旨在贯彻落实党中央、国务院对新时代档案工作的新要求，指导各地建立健全多部门高效协同的社保档案工作机制，加快健全适应数字时代的社保档案制度体系，普遍建成全省统一的社保电子档案管理系统，社保电子档案单套管理广泛推行，社保档案资源跨地区、跨部门协同共享取得实质成效，安全管理能力显著提升，为社保事业高质量可持续发展提供坚实保障。

　　3.聚焦重点任务

　　《意见》明确了5大板块13项重点任务：通过夯实工作责任、完善制度体系等，健全高效协同的社保档案工作机制；通过优化资源结构、推动数字转型、妥善做好有关档案处置、推进社保档案数字资源整合等，完善覆盖全民的社保档案资源体系；通过推动业务办理电子化、完善业务系统归档功能、加快健全元数据管理规范等，积极推进社保电子档案单套管理；通过推动资源协同共享、开展资源挖掘分析等，着力发挥社保档案资源重要价值；通过强化档案安全保护、提升档案数字资源安全管理能力等，进一步筑牢社保档案安全防线。

　　重点内容

　　1.以推行社保电子档案单套管理为目标，通过加强电子文件全过程规范管理，进一步夯实工作基础

　　《意见》从制度体系、核心数据、关键程序、信息系统4个方面提出明确要求，要求加强社保电子文件全过程规范管理，夯实电子档案单套管理的工作基础。一是建立适应新时代新要求的档案制度和规范体系。《意见》要求各地适应数字化转型发展趋势，加快健全本地电子档案管理制度和技术规范体系，支持对电子文件全过程管理的需要。二是加强档案元数据采集。元数据完整地记录了电子文件的形成过程、内容背景、技术措施和管理过程，对电子文件“四性”检测、支持电子档案开发利用具有重要作用。《意见》要求各地参照《社会保险业务档案元数据规范》（LD/T03—2021）要求，加快完善电子文件元数据采集功能。三是规范开展电子文件封装和“四性”检测。《意见》对这两个关键环节提出了要求，指出要规范电子文件封装作业，确保元数据与电子文件保持关联；要落实“四性”检测要求，保障电子档案凭证价值。四是加快完善信息系统。完善的信息系统是确保电子档案符合法定要件的关键支撑。《意见》要求各地参照《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92—2022）等标准规范完善业务系统归档功能，实现社保电子文件自动归档；要加快推进省级社保电子档案库建设，优化整合各险种档案数字资源，提升省级对社保档案数字资源的管理能力。

　　2.以发挥社保档案信息价值为核心，通过加强电子档案管理应用，提升社保经办管理服务水平

　　《意见》从电子档案的效率、范围、深度3个角度作出部署，着力发挥电子档案信息价值，更好助力社保经办数字化转型。一是进一步发挥电子档案高效流转的优势，促进社保业务办理电子化。《意见》提出依托电子文件实现社保业务全流程电子化运行，即从业务材料的生成、流转、审核、办结到归档均以电子形式支撑业务办理，并实现电子文件单套归档和电子档案单套管理。《意见》提出要鼓励有条件的地区通过电子文件互通互认打破属地限制，实现社保业务跨地域、跨层级联动审核和协同办理，推动业务流程优化再造。二是进一步扩大电子档案应用范围，助力社保业务跨部门、跨地域、跨层级协同办理。《意见》提出要加快实现社保档案省内互通互认，支撑社保业务省内通办、一次办成，就是充分依托全省统一的业务系统和档案系统，实现业务材料在全省实时流转，并在业务办结后以电子形式统一归档。《意见》提出要支持京津冀、长三角、川渝等有条件的地区开展社保档案协同利用。《意见》对社保电子档案跨部门应用也提出了相关要求，即加强社保电子文件信息共享利用，助力“高效办成一件事”等政务服务集成改革，探索与相关部门加强信息共享，积极推动相关业务材料电子化传输，让“数据多跑路、群众少跑腿”。三是进一步提升电子档案挖掘深度，为经办风险防控、创新服务、辅助决策提供支撑。《意见》提出要发掘档案资源分析应用场景，构建档案数据分析应用体系，如基于档案系统建立稽核库，自主调整数据参数开展专项比对，高效筛选出存疑数据，利用档案数据辅助稽核内控；如建立个人电子档案袋，基于电子档案袋资源开展数据分析和标签画像，了解参保人可能的社保需求，利用档案资源优化服务手段，从而主动提供个性化、精确化服务；还可以发挥辅助决策作用，通过对档案数量增长、档案类别、数据来源、共享利用等情况的统计分析，更好掌握工作推进情况及参保群众需求变化情况，为工作决策提供详实有力的信息支撑。

　　3.以推动社保档案资源优化为保障，加快推动历史档案数字化，妥善做好有关档案处置

　　《意见》从优化档案存储形式、顺畅档案销毁渠道、推动档案从行业价值向社会价值转变3种方式进一步推动社保档案资源优化。一是有序推进历史档案数字化，推动档案存储从纸质向数字形式转化。《意见》提出要做好存量数字化，有计划有重点地加快推进传统载体社保档案数字化，建立以档案数字资源为主导的社保档案资源体系。要有计划有重点地开展档案数字化工作，将业务使用频次高、查询调阅次数多的档案先行数字化。二是改变档案“只进不出”的管理模式，做好到期档案的鉴定销毁。《意见》重申了档案销毁的有关要求，要求各地进一步细化档案鉴定销毁的评估标准、执行过程等，稳步开展档案鉴定销毁工作。三是积极将永久保存业务档案移交进馆，推动社保档案从行业价值向社会价值的转变。《意见》提出要推动将永久保存的社保档案及社保电子档案向同级国家综合档案馆移交，要求各地积极推进社保档案移交进馆，充分依托档案馆的平台优势促进社保档案实现更广泛利用、更便捷查询。

　　4.以确保档案安全为底线，进一步强化社保档案安全保护，提升档案数字资源安全管理能力

　　《意见》统筹传统载体档案和电子档案两种形式，聚焦实体安全、过程安全、信息安全3种情形，进一步筑牢档案安全防线。一是加强档案实体安全。当前全国各级社保经办机构存有大量纸质档案，需要相应的档案基础设施进行有效保管。《意见》提出要持续加强社保档案基础设施建设，对不符合要求的档案设施设备及时进行更新完善。二是加强档案过程安全。《意见》提出要严格执行服务外包标准规范，切实做好社保档案服务外包安全管理，各地要按照《档案服务外包工作规范》标准要求，加强资格审查和现场核查，确保外包服务单位具备相应资质和能力；同时采取有效措施和技术手段，实施场所、系统、设备和人员全方位监管。三是加强档案信息安全。《意见》提出要全面落实网络和数据安全责任，切实加强信息系统和网络安全防护，各地要积极将档案安全融入单位整体安全保障体系，提升档案安全防范水平。《意见》首次提出要完善社保电子档案备份机制，有条件的省份不仅要从数据级备份的角度还要从档案的角度进行备份，即通过蓝光光盘等开展离线存储。省级经办机构还要统筹考虑档案数字资源的异地备份工作。

　　作者单位：人力资源社会保障部社保中心

　　责任编辑：王玥