基于区块链的电子档案凭证中心与档案行政管理创新服务模式研究

　　作者：闫亚元   张闫聪   薛四新

　　《基于区块链的电子档案凭证中心与档案行政管理创新服务模式研究》是由清华大学档案馆和北京市档案局等单位联合承担的国家档案局和北京市档案局立项的科研课题。本课题重点围绕电子档案凭证性的管理要求与保障方法，从电子档案的构成要素和管理业务等方面细化了电子档案凭证性的概念模型和构成要素，研究电子档案凭证中心的建设方案、应用场景和部署模式，为档案管理机构安全管理电子档案提供溯源认证的方法；课题研究从档案行政管理第三方视角开展电子档案的存证和验证服务，为档案主管部门进行执法检查提供信息化支撑手段，创新档案行政管理的工作机制和监督监查的服务模式，促进档案机构高质量地开展电子档案的科学管理，推动新技术环境下“以评促管”的档案执法检查的新机制、新模式和新生态环境的形成，提升档案领域现代化治理能力，增强电子档案管理的可信性、有效性与安全性，从档案管理与治理、档案行政监管等方面全面推动新时期档案事业的健康发展与创新服务。

　　研究意义

　　电子档案高质量科学管理是新技术环境下档案管理的宗旨，维护和保障电子档案的原始凭证性是档案领域的重要任务，这不仅要加强档案管理机构内部信息化生态系统的可信性，提升档案管理人员的电子化管理能力，而且需要从档案执法检查的角度进行督导、推动和强化，这是档案事业治理能力现代化的监管要求。

　　一是项目研究提出在档案管理信息化系统（如数字档案馆或电子档案管理系统）之外建立电子档案凭证中心，保存和管理电子档案凭证，通过增加电子档案凭证验证和认证服务的功能以检查电子档案管理的质量，这为档案行政管理和执法检查提供了信息化技术手段和创新服务新模式，为电子档案的质量检查和电子档案管理工作审计、溯源及其可信认证提供了新方法。

　　二是项目研究提出的基于区块链的电子档案凭证中心建设方案和档案行政管理的智能化服务平台系统功能需求报告与技术实施方案，为档案行政管理智能化系统的建设提供了解决路径。这将使档案行政管理机构提升档案执法检查的运作能力和工作效率，促进档案事业的治理体系和治理能力现代化，而且能够增强档案执法检查的公平、公正与客观性，保障档案工作高质量健康发展。

　　三是项目研究提出了电子档案凭证及其管理的方法体系，对档案学基础理论的发展和档案领域工作机制的创新都有非常重要的价值，能够真正从档案实践领域快速推进《中华人民共和国档案法》中“电子档案来源可靠、程序规范、要素合规”的落地实施。

　　研究内容

　　该课题围绕“电子档案凭证的留存与保护”“档案行政管理创新服务”两大任务进行展开，在深化电子档案凭证概念及其应用模式的基础上，分析电子档案凭证中心的构建原理和应用场景，研究基于电子档案凭证中心的档案行政创新服务的系统化解决方案，提出一种管理和认证电子档案原始凭证性的技术方法和信息化解决方案，辅助档案管理机构和档案行政管理机构对电子档案管理的业务进行溯源、对电子档案及其管理质量进行检查、对电子档案的原始凭证性进行验证。主要研究内容包括：

　　1．细化电子档案凭证的概念与内涵

　　明确了电子档案凭证的构成要素、管理要求与生成方法，以及电子档案凭证应用的机制与模式。研究基于OFD格式和国密算法的电子档案凭证的生成、管理、验证与呈现的原理、方法和关键技术。在电子档案凭证概念、内涵、类型、作用和构成要素等方面形成了一套管理体系和应用方法。

　　2．开发电子档案凭证中心原型系统

　　设计和开发电子档案凭证中心的各项功能，基于国家密码算法体系开发和实施电子档案凭证中心系统，分析电子档案凭证中心与电子档案管理系统之间的接口与服务集成模式，以及凭证数据的存取访问机制，明确电子档案凭证中心的定位、功能及其技术架构，为电子档案凭证中心的建设奠定基础；开发电子档案凭证中心原型系统，分析电子档案凭证中心的技术架构及其多元化的应用场景。

　　3．分析电子档案凭证中心的建设方案和运行模式

　　结合具体的应用场景分析集中式、分布式部署的典型特征与应用场景，提出基于区块链实现电子档案凭证中心的解决方案。以北京市档案局和3个区县数字档案馆为例构建4个节点的区块链技术平台，搭建基于区块链的电子档案凭证中心原型系统，分析其与北京市档案行政管理系统的集成运行方式，为北京市档案局建设档案行政管理系统、开展北京市区域内各级各类数字档案馆（室）系统中电子档案的质量检查和认证服务提供参考解决方案。

　　4．设计档案行政智能管理系统和建设方案

　　以北京市档案行政管理业务为依据，分析档案行政管理系统建设的功能需求；针对电子档案质量检查的工作要求，研究基于区块链的电子档案凭证中心在档案行政执法检查的创新工作模式和运行管理机制；为档案监督指导、档案执法、档案科研、档案人才管理、档案统计和电子档案质量检查提供智能化的管理与服务平台；结合基于区块链的电子档案凭证中心的解决方案，研究并形成了北京市档案行政管理系统的技术实现方案。

　　5．研究并开发了电子档案凭证中心原型系统

　　结合清华大学的学校电子档案管理系统项目，建设了清华大学电子档案凭证中心系统，对清华大学电子档案库房中的电子档案进行定期巡检、质量检测和凭证认证，证实了电子档案凭证中心的功能有效性和推广应用价值，促进了电子档案安全管理和有效利用。

　　研究成果

　　课题研究形成了工作报告、研究报告、北京市档案行政智能监管系统功能需求和建设方案，研究开发了电子档案凭证中心原型系统等系列成果。主要包括：

　　1．电子档案凭证及其管理的理论方法

　　电子档案具有原始凭证性，电子档案的凭证保障需要采用技术手段和管理方法，课题研究构建了电子档案凭证性概念模型，将电子档案凭证分为原始凭证和管理凭证，明确了两类电子档案凭证的价值和作用，丰富和完善了现代档案管理理论与方法，为新时期开展电子档案单套制管理和电子档案质量认证提供了一种有效的解决方法。

　　2．基于区块链的电子档案凭证中心系统

　　将电子档案凭证及其管理进行综合应用，设计、开发并实现了凭证生成、凭证管理、凭证验证、凭证呈现（基于OFD版式可视化），以及系统运行管理等各项功能，将系统部署和应用在清华大学电子档案管理系统之外，定期对清华电子档案库房中保存的电子档案进行巡检、盘点和质量检验；同时课题组还将区块链技术与电子档案凭证中心系统进行集成应用，研究并搭建了基于区块链的电子档案凭证中心运行系统，用于辅助档案行政管理部门对各个档案馆中保存的电子档案进行质检和验证，提出集中式和分布式两种部署方案和运行模式，分别用于档案馆内部和档案行政管理机构对一个区域内的多个档案馆的电子档案进行巡检和认证。

　　3．档案行政智能监管系统建设方案

　　以北京市档案行政管理业务为基础和依据，提炼通用的档案行政智能监管业务的主要需求，设计通用系统功能，并将区块链技术和凭证中心功能与之进行集成，一方面为北京市建设档案行政智能监管系统提供了具体的系统建设和实施方案，推动了北京市档案行政管理创新服务业务的开展。另一方面，课题研究的该项成果为全国各级各类档案行政管理部门基于信息化手段开展电子档案及其管理业务的监督检查、行政执法，提供了创新思路和实现方案。

　　4．基于区块链的电子档案凭证中心实现方案

　　在研究区块链技术的存证、溯源特点和电子档案凭证中心的功能、技术架构和应用场景的基础上，结合北京市档案行政管理系统中电子档案质量检查和认证服务等创新功能的建设，基于区块链技术架构和国密算法设计了区块链环境下的电子档案凭证中心的建设方案，搭建了原型系统，验证了本课题研究成果的可操作性，为电子档案凭证中心更广泛应用于档案行政管理创新服务方面奠定了基础。

　　5．课题研究报告和工作报告

　　总结项目研究内容、研究过程经验、方法和知识，汇总项目研究成果，分析项目在实践应用中的成效，为相关研究的进一步深入开展和电子档案的凭证性保障提供行之有效的解决方案；结合项目研究背景、项目研究成果的实践应用成效，总结研究工作的创新性、实用性和实践应用的可推广性。课题组按照国家档案局科技项目管理办法和要求，对课题研究成果、示范应用和应用成效等进行总结，编制研究报告和工作报告，主要内容包括课题研究背景和意义、目标和任务，研究思路和方法、研究过程、研究内容、研究成果、应用成效，以及研究创新点、突破点和推广应用价值等。

　　研究创新点

　　本课题的研究一方面从凭证概念与内涵角度丰富和完善了电子档案管理的理论，为数字时代档案学科的建设与发展贡献了新方法；一方面从实践需求和技术应用角度，提出了保障电子档案凭证的技术解决方案，有助于各级各类档案管理机构和档案行政管理部门基于信息化手段提高电子档案质量及监控能力，为单套制模式下的完善电子档案治理体系提供了参考方案；另一方面结合北京市行政管理业务实际，提出建立基于区块链的电子档案凭证中心与行政管理业务系统进行集成部署，研究行政智能监管系统实施方案，将理论、方法、系统、技术融于业务实践，为档案行政智能服务业务开展提供了创新机制。

　　与本课题研究主题相关的国内外科学研究项目主要有InterPARES跨国项目、可信任数字仓储（TDR）、电子档案保全，以及电子档案凭证性保障方法等方面的理论、方法和技术实现方案，这些研究项目的成果主要聚焦于电子档案真实性概念、数字档案馆建设与实施方法和相关国家标准与规范等，主要用于引导电子档案工作的开展，并为档案管理机构提供参考解决方案。而本课题研究主要聚焦于如何从行政监管角度保障电子档案管理过程中的质量，检查和验证电子档案在保管过程中是否未被修改、变更，并为档案行政管理部门提供电子档案治理的参考解决方案。本课题研究开发的基于区块链的电子档案凭证中心解决方案和档案行政智能监管系统建设等系列成果，与InterPARES跨国项目、可信任数字仓储（TDR）、电子档案保全等国内外相关课题研究成果相比，在理论方法、技术融合和实践应用等方面更系统、更完善、更实用，更符合中国档案管理与行政管理服务的实际需求、应用场景和发展动向，能够从治理角度为数字时代电子档案的高质量管控提供新思路、新方法和应用解决方案。

　　本课题研究在理论方法、实践应用、系统实现和技术应用4个方面的创新与突破：

　　1.理论方法创新

　　课题研究细化了电子档案的凭证类型，深入分析了原始凭证和管理凭证生成与管理的原理方法，提出了电子档案凭证管理与应用的方法体系，丰富和完善了电子档案管理的基础理论，对电子档案的保全、质检与认证具有重要的理论价值和实践作用。

　　2.实践应用创新

　　课题研究提出了电子档案凭证中心的应用场景，明确了电子档案凭证中心与档案管理系统之间的集成应用模式，通过电子档案凭证来检查和验证电子档案的质量，溯源和审计电子档案管理过程的合规性与有效性，对数字环境下广泛开展电子档案单套制管理具有重要的推动作用。

　　3.系统实现创新

　　课题研究提出的电子档案凭证中心的定位与作用，研发了电子档案凭证中心应用系统，并针对档案行政智能监管系统的建设提出了新的功能要求，即通过集成电子档案凭证中心，增加电子档案的质量检测和认证服务功能，为信息时代基于系统开展档案行政执法和智能监管业务提供了技术手段和系统方法，助力档案行政管理服务模式创新和信息化能力提升。

　　4.技术应用创新

　　课题研究发现区块链技术能够解决电子档案凭证生成、验证与管理的可信性，提出在区块链网络技术运行平台上构建电子档案凭证中心，能够最大限度地保障电子档案凭证的安全保存，证明电子档案及其管理的可信性。这一研究对国家各级档案行政管理系统的建设和服务模式创新提供了信息化解决方案。

　　应用成效

　　课题组结合北京市档案行政管理业务和清华大学档案信息化系统建设的实际需求，开发了电子档案凭证中心，搭建了基于区块链的电子档案凭证中心试验系统，设计了档案行政智能监管系统建设方案，并将研究成果进行了实际应用，取得了较好的效果。

　　一是课题开发的电子档案凭证中心系统已经部署和运行在清华大学的电子档案库房，与学校电子档案管理信息系统、电子档案长期保存系统和电子档案备份系统并行，建立了电子档案凭证中心，实现了对电子档案库房中电子档案凭证的采集与管理，为档案管理人员提供了检查电子档案质量、审计电子档案管理业务的技术手段和实践方法，很大程度上降低了档案管理系统运行的风险。

　　二是课题形成的北京市档案行政智能监管系统的需求分析报告、系统建设方案，基于区块链的电子档案凭证中心解决方案，用于实现对电子文件归档和电子档案长期保存过程中原始凭证性和管理证据性的验证与溯源，采用区块链技术将电子档案接收、鉴定、保存、格式转换和“四性”检测等各个关键业务过程中形成的、影响电子档案质量的业务凭证进行上链保存，采用OFD格式存储将电子档案凭证进行可视化呈现和证据化保管，采用电子档案巡检和质量认证方法检验数字档案馆（室）保存的电子档案的真实、完整、有效和安全性，为北京市档案局开展电子档案的系统化、智能化行政监管提供了抓手。目前，北京市档案行政智能监管系统建设已列入“十四五”期间北京市档案局专项工作，并由北京市委机要局协助推进系统建设与运行维护等相关工作。

　　三是课题多项研究成果已经在清华大学、山西医科大学、深圳大学、重庆大学和北京市档案馆等多家档案管理机构得到成功应用，为这些单位保障电子档案的凭证性、建立电子档案治理体系起到了良好的促进作用。

　　四是课题参与单位在参与课题研究过程中，及时将课题研究成果进行产业化转化，设计和完善了有关电子档案凭证中心系统和OFD处理与应用方案，促进了相关产品的优化和应用服务的深化，取得了一定的经济效益。

　　［本文系2023年国家档案局科技项目获奖成果］

　　作者单位：同方鼎新科技股份有限公司、北京展恒基金销售股份有限公司、清华大学

　　责任编辑：王辉