不错不漏 做好工作专班档案收集管理

　　作者：张向东

　　近年来，工作专班频繁进入公众视野，很多重大决策部署和专项重点任务都以成立工作专班的方式加以落实推进或快速解决。一般而言，工作专班承担的任务十分重要，受领导关注度高、工作时间紧，其工作过程中产生的文件材料和相关记录具有极高的保存价值，做好专班档案工作势在必行。文章以笔者挂职的上海市浦东新区“两旧一村”改造推进指挥部工作专班档案工作为例，对工作专班档案工作进行了系列实践探索。

　　根据工作特点，加强档案收集

　　所谓的“两旧一村”指的是零星旧改、不成套旧住房改造和“城中村”改造，是一项非常复杂的系统性工程。浦东新区专门成立“两旧一村”改造推进指挥部，形成区级机关委办局、镇街、区属国企上下联动、一体推进的组织体系，并建立实体化运作的“两旧一村”改造推进指挥部办公室工作专班具体负责工作。

　　专班高度重视档案工作，成立不久就组织全体挂职干部系统学习关于重大活动、重特大事件档案工作的系列文件，从源头上抓好“两旧一村”改造档案的形成和归集管理，确保“两旧一村”改造档案管理真实完整、科学有序。按照现有法律法规要求，专班对内印发《关于加强工作专班档案性资料收集工作的通知》，对外制发《关于“两旧一村”拔点改造相关资料管理工作的通知》等基础规定，同时根据专班工作调查研判、协调沟通、跟踪督办的主要性质，以及所形成文件材料的特点，对内将文书档案收集归档作为重点、对外将拔点点位特色档案的收集作为关键，突出接收重点和点位特色，做好“两旧一村”改造工作的全过程记录，体现改造工作质效和全貌。

　　1.文书档案实行“应归尽归”“应收尽收”

　　（1）总结报告类。包括指挥部及工作专班整体性工作总结及各工作组专项工作的总结、阶段性进展情况报告等。

　　（2）文件简报类。包括以指挥部及工作专班名义上报区委、区政府的工作报告、请示、专报等，以及以指挥部及工作专班名义印发相关委办局工作联系的各种工作提示、各类发文发函等。

　　（3）业务计划类。包括涉及“两旧一村”拔点整治工作编制的各类计划（包括季度计划、年度计划、三年行动计划）、拔点改造实施方案、工作进度安排等业务资料。

　　（4）会议活动类。包括以区委、区政府名义召开的涉及“两旧一村”改造部署会、推进会等重要会议的方案、区领导讲话稿、工作部署和工作交流类材料；以区委、区政府名义召开专题会议的方案、汇报稿以及会后形成的会议纪要、工作备忘录；区级相关会议印发的部门工作汇报、交流材料等；以区委、区政府或指挥部名义举办活动的方案、领导讲话稿等。

　　（5）宣传报道类。包括指挥部及工作专班各工作组、各街镇单位、各项目实施主体为推进“两旧一村”改造或拔点整治工作所策划或举办的宣传活动中的各类宣传方案、媒体宣传报告资料或成果，以中央级媒体和市级媒体为重点。

　　（6）专题汇编类。包括市委市政府、区委区政府领导各类文件材料批示汇编类、“两旧一村”改造工作大事记等（按月整理编写，按季度汇总报批，按年度汇编成册）。

　　2.业务档案注重突出项目特点特色

　　“两旧一村”改造工作，从工程建设角度是体现“旧貌换新颜”的城市发展建设工程；从记忆角度是地理历史的变迁；从党委政府工作角度，是居民意愿动员、矛盾调解化解、服务保障援助等综合性工作。故在整个改造推进过程中，不仅改造工作本身需要被记录、被留存，留住乡村乡愁记忆、体现党建引领、发动群众参与过程等也十分重要，专班在归集文书档案的同时，也认真协调业务部门做好以下几类档案的归集管理：

　　（1）土地及房屋征收类资料。主要包括征收审批类以及土地补偿安置类等。

　　（2）点位声像资料。重点是拔点整治前后对比的照片和视频。点位基本情况资料聚焦改造前脏乱差的人居环境（比如群租、违建等），突出改造征收关键节点与重要场景、事件与典型案例。

　　（3）地域地理历史变迁及记忆资料。尤其是在“城中村”改造中，注重留存历史长期沉淀形成的自然村落乡村记忆、烟火气息，以及有地域特色、有纪念意义的老物件，如门牌、窗棂、石板桥、铭牌、劳动工具等（实物档案由属地街镇留存管理，目录报工作专班备案汇总）。

　　（4）党建引领和群众工作的资料。依托党建引领，凝聚各方合力，聚焦项目推进，总结专班工作中先进的工作经验、涌现的优秀党员干部事迹、反映的鲜活生动故事等。

　　（5）其他具有地域特色和保存利用价值的各门类实物资料。包括具有地域特色的实物资料以及奖杯、奖牌、奖章、奖状、锦旗等。

　　构建档案工作体系，建立良性工作机制

　　1.培养档案意识，注重平时收集

　　作为高效运行的“临时机构”，专班工作时间紧、节奏快，档案工作很容易出现“说起来重要，忙起来不要”的情况。为此，专班建立工作机制，安排专人负责，培养档案意识。注重常态化收集，建立日常预立卷或者预收集机制是非常必要的。考虑专班人员流动性大的特点，明确要求综合保障组每个组安排一位工作相对稳定的内勤人员专门负责档案资料收集整理工作，明确归档范围、门类、形式、载体，采取月归、季归相结合的方式，分批次、有步骤地向各工作组、工作专班收集各类应归档文件。

　　2.形成归档标准，明确归档范围

　　对于专班工作人员来讲，工作时间紧任务重，难以有时间深入研究各类文件材料的归档范围和保管期限。为此，专班综合保障组专门按照“四重”档案的收集归档要求牵头协调编制档案管理目录清单，负责做好档案资料的接收、界定、整理工作，形成《指挥部办公室（工作专班）档案收集范围和保管期限表》，各工作组根据档案目标清单和归档范围相关规定，对相关资料做到即时归档。如政策研究组需重点归档的材料是工作方案类和研究成果类，其中包括政策评估分析、总体方案、时序计划、框架研究、征收拔点的实施成果资料等。

　　3.建立全区专题档案，形成规模效应

　　浦东新区“两旧一村”建设指挥部工作专班负责“两旧一村”改造档案工作的业务管理，明确将全区各点位工作材料及时纳入区“两旧一村”全宗统一管理，以展现“两旧一村”工作全貌。参与建设的国有企业、项目公司以及各有关部门和单位积极配合，在拆迁清盘、清障和净地、开发建设等各环节，按照规定形成和留存各类文件材料，推动相关档案收集工作高效快速开展。

　　4.落实档案管理责任，严格管理安全

　　“两旧一村”改造工作政策性强，涉及群众切身利益程度高，关乎民生福祉，日常工作中形成的部分文书资料涉及敏感事项，部分属于工作秘密，明确专人负责整理与移交，同时加强保密管理，严格档案安全管理。

　　关于加强工作专班档案管理的工作思考

　　工作专班类型多样，但大多执行的专项任务重要且紧迫，对于实体化运作的工作专班，根据有关档案法律法规和行业规范，应建立档案工作任务落实责任制，确保将档案的形成与管理要求贯穿专班工作全过程，这对于收集好、保管好、利用好档案资源，确保其齐全完整、有效利用、更好发挥作用具有重要作用。

　　1.提高档案意识，明确主体责任

　　工作专班一般跨部门、跨领域，人员组成情况复杂，日常档案管理既要避免只关注业务进展而导致档案无人管的状况，也要避免各部门各行其是、管理标准不一的情况。承担专班工作机构日常工作的部门应当突破个体、部门、地域的限制，主动承担起临时工作机构的档案工作主体责任，根据专班工作特点，对档案进行集中统一规范管理。

　　2.规范工作流程，统一规章制度

　　由于专班工作内容特殊、人员构成复杂、原有工作方式不尽相同，在实际工作中，如果没有一套专门且系统完整的档案管理制度以及规范统一的档案工作流程作为支撑，很容易产生档案管理的“真空地带”。专班应建立起一套操作性强、内容全面的档案管理规定或操作细则，将档案法及其实施条例等档案法律法规要求落到实处。

　　3.梳理建档依据，依法规范建档

　　工作专班通常承担多个部门的职能，产生的涉档事项可能需要依据不同行业、领域的档案事项范围确定。作为专班档案工作主责部门应当认真梳理相关档案归档范围依据，具体化档案事项范围，便于有关人员归档时“对号入座”，提高档案工作效率和水平。

　　4.及时审核归档，做好载体交接

　　一般专班工作时间短则3～5个月、长则几年，工作任务完成后即行解散，极易发生“档随人走，人走档丢”的现象。工作专班务必做好档案归集管理，按照《重大活动和突发事件档案管理办法》要求，做好机构解散过程中的档案交接管理。

　　作者单位：上海市浦东新区档案局

　　责任编辑：公喆