档案信息化建设与档案创新管理的思考

　　作者：王洁婷

　　摘要：当前的信息化环境下，所有领域在执行相应任务的过程中，都采用了信息化科技，从而极大地促进了各个领域的成长。当开展档案管理任务的时候，有关部门必须跟随时代步伐，把数字科技融合到档案管理任务里，以此来增强档案的信息化建设，修正传统档案管理方法的缺陷，以提高档案管理任务的品质和效益。如果各个部门希望成功地构建档案管理系统，他们必须深入研究和理解传统的档案管理方法，同时也必须把握住信息化发展的核心环节，根据具体状况，运用科学且合适的策略，以此来增强档案管理的信息化程度。

　　关键词：档案信息化建设；建设策略；档案管理

　　实施信息化的档案管理，既可增强档案资料的应用效益，也可确保档案资料的全貌，充分体现其应用潜力。所以，各个部门在开展档案管理任务的同时，需要认识到档案信息化建设的关键影响，这样才会更加注重档案管理的数字化，并且从档案管理的体系、器材等多个角度，推动档案信息化的有力构筑，借助多种科学且合适的策略，增强档案信息化构筑的品质和效益。确保该任务的真正价值在档案管理领域被最大化，从而推动档案管理领域的成长，并对相应部门的成长产生正面的影响。

　　1  档案信息化建设的概述与特征

　　1.1  档案信息化建设的概述

　　信息化档案管理的重点在于汇集社会、经济、政策等多个方向的信息，同时利用信息科学手段达到对档案资料的共享。但是，若从更小的视角去理解，档案的信息化其实就是将相应的文本变为数码格式，创建出电子档案，供读者参考。在打造档案数字化的流程里，我们必须对旧有的档案管理模式做出调整，把以前的档案以数字的方式存放。这种方式不仅能够长久地保存档案，还能通过合适的数字化平台来共享档案信息，从而显著提升档案管理的效益，使得档案管理的全程更加科学。信息技术的运用大大提高了档案管理的效率。

　　1.2  档案信息化建设的特征

　　每一步，档案的数字化构造都呈现出自身的独特属性。在试验期，档案数字化的构造本质上就是对旧式档案管理手段的创新，同时也体现了它的多样性；但在广泛使用期间，搜寻工具在档案管理过程中的高效运用，促进了信息科学在档案管理行业的接受程度，档案数字化的构造在档案分类的广泛使用以及电脑辅助的档案整理任务中发挥了重要的角色。随着科学技术的进步，多元化的科技以及光盘、硬盘等储存设备的应用，使得科学技术在档案管理中的作用变得越来越明显。在这个数字化档案的环境中，借助成功搭建的数据库以及电子档案管理平台，档案管理已然转变为一个重要的环节。随着岁月的流逝，公众对于档案数字化的重视程度逐渐提升。

　　2  档案信息化建设的优势

　　2.1  存储主体更换，且具有小巧、容量大的特点

　　构筑档案的信息化进程，推动了全面的档案管理方法的转变。在这之中，存储档案的主要工具已经从传统的档案盒转移到了如硬盘、光盘和云存储等新兴的存储工具，从而达到档案的数码存储。相较于传统的档案盒，这类新兴的存储工具具有更高的便利性，而且在查阅过程中也更加简单。另外，数字化的储存设备也具备大规模的档案保存能力，且所需的空间极其有限。一张数字化的记忆卡可以用来储藏一个农村或一个地域的文件资料，与传统的文件储藏手段相较，它拥有显著的优点。

　　2.2  存储内容具有较大的安全性

　　通过对档案进行高效的信息化处理，我们有可能迅速地整合和储存所需的档案数据。如房产信息的注册和更改都能在网络上被相应的档案管理部门迅速获取，档案员只需登录即可接收。此外，对于那些专门存放数字档案的设施，它们将使用更加稳固的电子锁。同时，所有的电子档案将按照种类进行存放，无论是进行档案检索或者执行其它工作。从安全性和整体性的维护角度来看，它们的效果显著优于传统档案。利用此种在线存储、整理和提炼的方法，我们能够防止文件的丢失，同时也能够有力地对抗网络病毒的攻击，这样就极大地保障了文件的安全，成功地防止文件受到破坏，而且也更好地增强了文件的完整度。

　　2.3  档案信息资料能够实现多备份

　　一个关键的特性，即档案管理的信息化构建可以多次保留信息化的档案。当这些档案被信息化地保存，我们可以利用信息科技来复制这些档案，也可以采取其它的保存手段。例如，有多种方法可以实现无线存储和云端存储。当一个档案由于人为或自然原因遭到破坏时，我们可以采取备份的策略，从而减少档案破损带来的负面效果。

　　3  档案管理工作中存在的问题

　　3.1  信息化建设意识不足

　　随着信息技术的发展，我们已经成功地突破了传统的档案管理方法，同时也推动了档案管理服务理念的改革与提升。通过科学地运用信息科技，我们不仅可以显著地增强档案管理的效益，还可以优化结构，让相关的用户可以轻松地获取到档案信息，同时，它也可以促进档案信息资源的公开，从而极大地提高了各个部门的运营效率。尽管这些都体现出档案信息化的强项，然而，一些档案管理人员并未充足和准确地理解其关键性，因此他们并未给予足够的关注。另外，部分档案管理者的观念偏向传统，他们对于数字化的应用并不积极。由此，数字化的构筑过程充满挑战，最后妨碍了数字化的变革与创新，这也深深地损害了数字化的品质与收益。

　　3.2  档案管理方式比较落后

　　目前，中国的档案管理制度还没有实现足够的优化，其管理手段也显得比较滞后。许多档案管理部门还在采用传统的档案管理方法，并未与信息技术进行融合。此类档案处理手段过于过时，同时也可能会对档案数据的保密性与完备性带来不良效果。此外，一些档案处理单位的职员在职业技巧和品格上也有显著的区别。一些职员的职业素养偏低，管理才能欠佳，他们在处理档案时容易犯错，这同样对档案处理的顺利进行产生了负面影响。而且，这些职位的职员，对于相应的信息科技和设备的掌握程度也比较薄弱，这同样成为了档案处理信息化发展的一个主要障碍。

　　3.3  档案管理思想缺乏先进性

　　许多档案管理人员的看法中，对于文件资源的处理存在一些误区，他们认为只需要将相关的文件资源进行分类和保存，然后根据特定的途径进行查找，不必使用像信息科技这样的手段来处理文件资源。这种误解妨碍了文件的数字化进步，因为数字化文件管理的核心是资源的共享，这与传统的文件管理理念产生了强烈的对立。一些坚守传统文件管理理念的员工，过度关注文件的储存和保护，却忽视了文件的真正使用价值，从而使文件无法被最大程度地利用，同时也降低了文件的管理质量。

　　3.4  不同的档案管理部门存在差异性

　　所有区域的经济增长状态都有明显的区别，而且它们的档案管理发展速度也大相径庭。这样的状态也将对档案管理的数字化质量造成影响。由于经济因素的影响，各地区在档案数字化建设方面的投入程度存在差异，这可能会导致档案管理数字化建设的进程发生重大变化。在某些区域，档案处理部门已经开始运用计算机系统处理档案，从而显著增强了档案处理的效能与品质。但是，还存在着一些档案处理部门坚持使用独立的计算机系统，这造成了档案处理的层次偏低，无法达到资源的充分分配，对于档案处理的发展产生负面影响。

　　4  档案管理信息化建设的有效措施

　　4.1  建立完善安全的档案管理网络

　　若相关机构希望增强文件信息处理的运行效率，并且在文件处理流程中体现其实际价值，同时还希望提高文件处理的品质与利润，那么他们就应该增加资金投入，采购文件处理所需的各类计算机硬件，从而给文件处理的进步提供充分的实体支持。所以，相应的机构必须构筑一个保障文件管理的系统，并且把它划分成内部与大众两个部分，如此一来，可以提升文件管理的服务收益。通过这个网络，他们可以向社会各界提供档案信息的资料，达成档案信息的共享，进一步让档案资源发挥出最大的效益。另外，所有的相关部门需要筹集大量的经济支持，购置电脑、打印机等多样的信息化工具，并且确保这些信息化工具的品质，以便促使档案信息化的发展。

　　4.2  加强对档案信息化建设的重视

　　如果各个部门希望推动有成效的档案管理信息化建设，他们必须改革他们的旧有观点，同时深入了解档案管理信息化建设在档案处理任务上的核心地位，让他们清楚地知道信息化建设的真正价值，从而刷新他们的档案处理观念，创建前沿的档案处理理念，鼓励部门和他们的档案处理人员更加重视档案处理信息化的建设。同时，相关部门需要对传统的档案管理系统进行适当的改良，对于数字化的文件管理，我们需要制订出更加精细的规章，以便给予数字化的文件管理任务科学的引领，进而增强数字化文件管理的规范性与秩序性，并且能够有力地促进文件信息化的发展。所以，文件管理机构需要依照数字化的真实状态和文件管理的特殊任务，编写出恰当的管理条例，使得数字化管理的各个环节都能够清晰地进行，同时，依照这些条例，也需要设置出恰当的标准。为了确保管理者能够依据这些规定来履行文件管理的任务。为了提升电子档案的标准化程度，并使查询变得更加便捷，我们必须将档案的数字化输入设定为统一的规则。此外，有关部门还应构筑科学的责任分配机制、评价策略及奖惩机制，这样可以鼓舞档案管理者尽职尽责，并促进档案管理的数字化程度不断进步。

　　4.3  借助信息技术建立数据管理系统

　　在构建档案的信息化过程中，数据管理系统起到了至关重要的作用。一个稳定的数据处理平台可以保证档案和信息的完备，并且为它的实际运作提供了根本的支持。所以，相应的组织必须借助信息技术，成功地搭建起一个数据管理平台，同时，依照档案的不同类型，将这个平台的功能部分细化，这样才能保证档案的检索与输入任务能够流畅地完成。另外，在搭建数据处理体系的时候，我们还应该关注打造一个高效的搜寻平台，这样可以增强对档案的检索速度。我们应当开发一个专门的浏览功能来处理那些重复的档案，为了让档案管理员能够迅速且高效地进行档案的检索和控制，避免产生负面的影响，我们需要在构建数据管理系统的过程中，专业的技术人员注意系统的防护。他们可以在电脑上安装防火墙，或者装置安全管理软件、病毒检测器等，这样就能有效地阻止网络病毒和黑客的攻击。为了保障数字化文件和信息的完好无损，并避免影响其有效运作，我们有必要提升此领域的保护策略。

　　4.4  提高档案管理者的专业水平

　　档案处理员是开展和促进档案信息化的核心角色，他们的档案处理技巧和修养，将直接决定档案信息化的建立。所以，如果有关部门希望更快地完成档案处理的信息化建立，那么他们必须更注重档案处理员的职责，并通过举办各种培训、演讲、研讨会等方式，来增强档案处理员的专业技术和职责，让他们在档案处理的信息化建立任务上起到至关重要的角色。所以，所有的部门都需要定时开展专项培训，这其中涵盖了吸收最前沿的档案管理思想与技巧。我们需要把有关的信息科学的知识与技巧整合到教育当中，这样才能让档案管理者在接受培训的同时，获取更深的专业知识，熟悉数码档案管理的手段，增强他们对信息化的认识，同时也让他们可以娴熟地运用信息设备，从而有效地促进档案的信息化建设的顺畅推动。

　　4.5  提升档案管理人员的综合素质

　　档案处理专家的全面技能与其全面服务的品质息息相关。各相关部门应当实行切实可行的策略，持续增强处理专家的专业技术及全面品格，这将对未来的档案处理行业的全局进步带来重大的推动。要持续增强档案管理者的职业素质，最初需要挑选具备深厚的专业知识和出色的职业技巧的档案管理者。他们在平时的职责里，除了负责保存档案，也需要适当地运用互联网来保存和传递档案，更新和优化档案，以及将档案做好标准化的操作。档案处理员需要在平时的职务中提升他们的电脑使用水平，公司内部有必要定时进行专门的知识和技术的教育。

　　5  总结

　　综上所述，对于档案管理的有效信息化构建，不仅可以增强其服务质量，给予用户和管理人员更多的便捷，还可以最大限度地利用档案资源，从而提高档案管理的效率。因此，各相关部门需要更加注重档案管理的职责，同时也需要清楚地认识到传统档案管理所面临的问题，并根据这些问题，拟定出切实可行的信息化建设计划，以有效地补充档案管理的短板，从而提升档案管理的效率。

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　　作者简介：王洁婷（1982—），女，汉族，内蒙古乌兰察布人，研究生，副高，研究方向为为人力资源档案管理。