域外文学档案的征集整理和数字化保存策略

　　作者：郑艳阳

　　摘要：立足国内外学术研究现状，针对域外文学档案管理中存在的突出问题，系统探讨了档案征集、整理、数字化等环节的方法与对策。在征集方面，要界定征集范围，拓展征集渠道，化解征集阻力；在整理方面，要规范档案著录、编目和保管流程，制定科学的工作标准；在数字化方面，要分析数字化的必要性和可行性，明确技术路线和标准规范，妥善解决版权授权问题。这一系列对策旨在推动域外文学档案的科学管理和有效利用，为中外文化交流和文学研究提供重要的理论支撑。

　　关键词：域外文学档案；档案征集；档案整理；档案编目；档案数字化

　　文学档案是档案的一种特殊形式，不仅包括作家手稿、手札等记录资料，还涵盖了作家之间的通信、与作家相关的照片和音像资料，以及文学界的文件、会议资料等。文学档案完整记录了作家的创作和思考过程，反映了作家的创作状态和思路，具有不可逆和绝对的不可复制性。进入新世纪以来，在“一带一路”倡议和人类命运共同体理念的推动下，国内学界逐渐认识到域外文学档案的重要性，开始重新审视这些档案，并强调其在构建中外文学关系、增进民心相通等方面的重要作用，因而呼吁加大域外文学档案的征集力度。当前，信息技术和数字人文的快速发展，为域外文学档案研究创造了前所未有的机遇。如何运用现代科技手段，突破档案管理的瓶颈，最大限度地发掘和开发域外文学档案的资源价值，已经成为学术界和档案界共同关注的现实课题。鉴于此，本文拟在梳理前人研究成果的基础上，以域外文学档案的征集、整理、保护、数字化为主线，探索一套切实可行的工作方案和策略，力求为域外文学档案事业的发展提供参考和借鉴。

　　1  域外文学档案的征集策略

　　1.1  域外文学档案征集范围的界定

　　域外文学档案征集工作的首要任务是明确征集对象的范围和类型[1]。就内容而言，域外文学档案可以广泛涵盖海外华人华侨在文学创作、翻译、出版等领域形成的各类原始材料，如手稿、信札、日记、音像资料等，也包括外国作家创作的与中国文学文化紧密相关的作品、书信等文献。就时间跨度而言，既要重视近现代时期海外知名作家的代表性档案，又要积极搜集当代新生代作家的文学档案，尤其是那些获得重要文学奖项或产生广泛影响的青年作家。就区域分布而言，欧美、东亚等华人华侨聚集区以及与我国文化交往密切的国家和地区应成为征集的重点区域，同时也要关注其他地区的特色文学档案。此外，在征集过程中，应秉持域外实体档案和数字档案并重的原则，兼顾公共机构档案和私人收藏档案，力求全面、系统地呈现域外文学的发展脉络和海外作家的文学成就。

　　1.2  域外文学档案征集渠道的拓展

　　当前，域外文学档案的征集渠道主要有购买、接受捐赠、机构间交换、书展采购等。随着全球化进程的加速和档案信息网络发展日新月异，新的征集渠道和方式不断涌现。一方面，要充分利用传统渠道，加强与国内外文学期刊、出版社、文学社团及藏书家的联系，通过建立长期稳定的合作关系来获取优质档案；要密切关注各类文学权威机构的动态，有针对性地参与国际书展、文学节、学术会议等活动，借助这些平台有计划地开展档案征集工作。另一方面，要主动顺应信息时代发展大势，积极探索基于互联网的档案征集新模式。充分利用门户网站、数据库、社交媒体等新媒体平台，通过在线展示、互动交流等形式提高征集工作的关注度和参与度；建设功能完善、界面友好的线上征集系统，为海内外文学机构、作家个人提供便捷的线上登记、提交和反馈等服务；针对不同区域和人群的特点，因地制宜，开展网络众包、跨国合作等众筹式档案征集活动，以进一步提高征集效率和实效性。

　　1.3  域外文学档案征集问题的应对

　　域外文学档案的征集绝非一蹴而就，现实中仍面临诸多制约因素。地域的阻隔和海外藏档机构的分散性增加了档案征集难度，需投入大量人力物力；文化差异和语言障碍也对准确识别和评估文学档案价值构成挑战，需深入研究不同语境下的档案价值；版权规制和利益博弈更增加了档案征集的复杂性，涉及机构间、国家间的政策协调和法律援引。对此，域外文学档案的征集工作要树立科学的工作理念，既要“重点突破”，集中力量征集最具代表性、最有研究价值的档案资料，又要“多管齐下”，整合国内外资源，加强与利益相关方的沟通协调，争取各方支持；坚持与时俱进，紧跟学科发展动态和信息技术前沿，借鉴业内优秀做法和创新经验；建立征集工作的长效机制，定期总结成效，分析问题，不断优化完善工作方案，保障各项措施落到实处。

　　2  域外文学档案的整理策略

　　2.1  域外文学档案鉴定与著录规范的制定

　　域外文学档案的整理工作，首先需要对档案材料进行鉴定和著录，这是后续整理和研究工作的基础。鉴于域外文学档案的特殊性和复杂性，制定一套科学、规范、适用的鉴定与著录规范显得尤为重要。在鉴定方面，要根据档案材料的形态、内容、语言等特征，准确判断其真伪、版本、年代等关键信息，并据此评估其历史和文化价值。这需要整理者具备扎实的文献学、语言学、文学史等多学科背景，运用跨学科的理论和方法对档案展开综合分析。在著录方面，要遵循档案著录的一般原则，如真实性、详尽性、规范性等，同时还要考虑域外文学档案的特点，在著录项目、著录格式等方面进行必要的调整和补充[2]。此外，制定域外文学档案鉴定与著录规范还需广泛吸纳国内外学界的研究成果和实践经验，组织多学科专家学者进行深入讨论和反复论证，形成一套科学合理、切实可行的工作标准和操作规程，并在实践中不断修订和完善。

　　2.2  域外文学档案分类与编目方案的设计

　　在对域外文学档案鉴定和著录的基础上，需对其进行科学分类和系统编目。分类编目作为档案整理的核心环节，直接关系到档案的组织、检索和利用。

　　在档案分类维度，要综合考虑档案的主题内容、形成时间、载体形式、来源渠道等要素，采取多维组配的方式，构建一个既相对独立又相互联系的类目体系。在档案编目维度，要在传统档案编目规则的基础上，吸收现代文献编目的先进理念和方法，设计出既符合档案特点又体现文学属性的著录项目和著录格式。在确定档案著录项目的同时，注重其展现方式的优化，力求做到简明、直观、规范，便于用户快速准确地获取档案的基本情况。在分类编目过程中，要注意发挥计算机技术的优势，建立规范的档案元数据体系，实现档案信息的数字化采集、存储和检索。元数据的标引和关联可以实现档案之间、档案与其他文献资源之间的链接和集成，为用户提供一站式的档案发现和获取服务[3]。

　　2.3  域外文学档案保管与维护措施的加强

　　加强档案的保管和维护是整理工作的重要内容。首先，要根据档案材料的载体特点，采取科学合理的保护措施。例如，纸质档案要控制库房的温湿度与光照条件，使用无酸包装材料进行封装，定期除尘、做防虫处理；特殊载体的档案，如录音带、录像带、胶片等，则要采取低温保存、迁移复制等措施，延缓其老化和损毁速度。其次，建立健全档案的安全管理制度，加强对库房、阅览室等场所的日常管理，严格执行档案调阅、复制和外借的审批流程，防止其遭受盗窃、丢失或故意破坏。再次，加强档案的修复和数字化工作。对于已经损毁的档案，要根据损毁程度采取不同的修复措施，如裱褙、补洞、揭页、脱酸等，最大限度地恢复其原貌。对于破损严重或者利用频率较高的档案，应积极推进数字化进程，通过扫描、拍摄等方式制作数字副本，既保护了档案原件又提升了档案利用的便捷性。

　　3  域外文学档案的数字化保存策略

　　3.1  域外文学档案数字化的必要性与可行性分析

　　在必要性方面，首先，域外文学档案大多年代久远、版本稀缺，原件的长期保存面临诸多困难。采用数字化技术，可将这些档案转化为数字形态，通过多重备份和异地存储等方式，有效降低档案损毁和丢失的风险，从而延长其保存周期。同时，域外文学档案具有很高的研究价值和文化意义，但原件的利用往往受限于时空和载体[4]。数字化则能打破这些限制，使档案资源融入网络环境，供广大用户方便快捷地检索、阅览和下载，极大地提升了档案的传播速度和利用率。数字化还可以实现档案信息的关联、整合和增值，借助超链接、多媒体等先进技术，构建出不同档案之间、与其他文献之间的有机联系，为数字人文研究开辟新环境和新方法，进一步拓展档案利用的广度和深度。

　　在可行性方面，当前数字化技术已经日趋成熟，扫描、存储、处理等设备性能持续提升、成本不断降低，为域外文学档案数字化提供了坚实的技术保障和经济支持。同时，随着数字人文、智慧档案等新理念和新技术的兴起，学界和业界对档案数字化的重视程度日益加深，相关标准规范、管理制度不断完善，人才队伍也逐步壮大，共同为域外文学档案数字化营造了良好的外部环境[5]。

　　3.2  域外文学档案数字化技术路线与规范制定

　　首先，域外文学档案数字化应遵循“总体规划、分步实施、试点先行、逐步推广”的工作思路。鉴于该类档案数量庞大、类型多样且状态各异，宜先选取具有典型性、代表性的档案或档案群作为试点，逐步积累经验、完善流程、优化模式，再向其他领域和机构推广。总体技术路线设计应坚持需求导向与技术驱动相结合，促进档案信息资源开发与现代信息技术应用的深度融合。系统调研国内外先进技术，引进适用的算法模型、软硬件系统和管理平台等，优化存储架构、检索机制、交互方式和安全策略等，形成一套科学规范、切实可行的域外文学档案数字化技术方案。

　　其次，在制定元数据规范时，既要借鉴档案界和图书馆界的相关标准，又要充分考虑文学档案的个性化需求，确保数据的规范性、关联性、扩展性。在具体著录项的设置上，应合理区分固定项、可选项、必备项和备选项；在继承档案著录核心要素的基础上，增加对文学活动过程的描述，以体现作家创作实践及其所处时代环境的关联；重视元数据标引工作，建立规范统一、简明易用的档案主题词表，为后续的智能化、个性化服务奠定基础。

　　再次，鉴于域外文学档案价值重大且原件多为孤本，数字化处理必须做到精细、准确、完整。在档案选择环节，要谨慎处理破损严重、字迹模糊或酸化严重的档案；在扫描环节，应选用专业高清设备，合理设置分辨率、色彩和格式等参数；在图像处理环节，要严把质量关，避免过度处理；在文本转换环节，要反复校验，最大限度地减少错误；在元数据录入环节，要确保准确无误，杜绝错漏；在档案组织环节，要加强关联控制，以形成档案之间的有机联系。同时，应建立质检制度，制定质量标准和评估办法，并将其贯穿于数字化工作各环节。

　　3.3  域外文学档案数字化版权问题的解决方案

　　域外文学档案的数字化保存不可避免地会触及复杂的版权问题。与一般档案不同，文学档案直接关联到作者的人身权和财产权，很多内容本身就是作品，受到著作权法的保护。因此，在数字化过程中，必须重视知识产权的保护，妥善处理域外文学档案的版权归属及使用授权问题。要在档案征集阶段就明确版权事宜，与版权所有者或其继承人签订书面协议，确保获取数字化所需的各项授权，包括复制权、发行权、信息网络传播权等。

　　在数字化加工过程中，要严格遵守协议约定的授权范围和使用限制，严禁未经许可擅自修改、删减、增补档案内容，同时杜绝任何形式的商业开发和牟利行为。在内容发布上，应根据不同档案的版权状况，设置相应的访问控制和使用限制。对于已过保护期限、进入公有领域的档案，可实行完全开放的获取方式，而对于仍处于保护期内的档案，则需根据版权人的意愿，采取适当的限制措施，如限制使用目的（仅限于阅览和学术使用），或禁止下载和传播等。同时，要建立档案数字化产品的身份标识符体系，采用数字水印、加密等技术手段，明确每项档案的唯一性，有效防止篡改和假冒行为，并控制档案的非法复制和传播。

　　参考文献

　　[1] 李俊哲,徐拥军,张丹.社会记忆视角下北京冬奥档案征集工作研究[J].档案学研究,2024(1):77-84.

　　[2] 祝洁,刘越男.档案著录信息关联数据化:国际经验与中国路径[J].山西档案,2024(2):12-17,34.

　　[3] 房小可,王巧玲.档案著录、知识关联与社会记忆重构[J].档案学通讯,2021(3):27-33.

　　[4] 王雪.作家手稿档案征集研究:基于中国现代文学馆的考察[J].档案学研究,2019(5):72-77.

　　[5] 倪童.数字人文研究在文学领域的研究现状与前瞻[J].山西档案,2024(5):84-87.

　　【基金项目】河南省哲学社会科学规划项目“句法—语义界面视角下汉语量词重叠的生成机制研究”（项目编号：2022BYY016）。

　　【作者简介】郑艳阳（1984—），女，汉族，湖北襄阳人，南阳理工学院外国语学院讲师，博士，研究方向：理论语言学、跨文化传播等。