体育赛事档案管理标准化建设与服务模式优化

　　作者：谢俊君

　　摘要：体育赛事档案是传承民族体育精神、讲好中国故事的新史料，同时也是践行体育强国的新载体。而体育赛事档案的管理，则是对这些资源的有效保护与利用。然而，鉴于体育赛事档案在性质、类别等方面的特殊性，体育赛事档案管理工作仍面临诸多现实挑战。因此，进一步提升体育赛事档案的管理水平并加强其服务能力是未来档案工作的重要任务。着眼于体育赛事档案的管理实践，提出实现体育赛事档案管理标准化建设与服务模式优化的发展策略，以期档案管理工作能够在国家体育文化发展历程中发挥更显著的价值。

　　关键词：体育赛事档案；档案管理标准化；服务模式

　　我国自古以来就高度重视体育活动的开展和体育精神的培养，体育赛事作为一种重要的社会公共文化活动，其发展水平的高低和种类的丰富程度彰显着国家对体育运动的重视程度。体育赛事档案是记录和传承体育活动发展演变历程的重要工具，主要涵盖对体育赛事的准备、开展、监管和总结等方面的工作记录。体育赛事档案管理工作是对赛事信息系统化、标准化管理的过程，旨在保障赛事信息的完整性和可用性，为后续体育赛事提供参考和查询凭证。正如习近平总书记在2021年对档案工作作出的重要批示：“把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好的服务党和国家工作大局、服务人民群众。”同样，对于在体育赛事中展现的、对国家体育文化发展进程具有里程碑意义的关键节点，以及这些关键节点所产生的丰富物质成果和精神财富，应当充分发挥档案管理工作的实际效能，将重要体育赛事档案充分保管好、利用好，以更好地服务于党和国家工作大局。伴随体育赛事的广泛开展，档案部门对体育赛事档案的管理工作也开展了积极的探索实践，并积累了一定的工作经验。然而，鉴于体育赛事档案性质、类别等方面的特殊性，体育赛事档案管理工作仍面临诸多现实挑战。进一步提升体育赛事档案的管理水平，并加强其服务能力，是未来档案工作的重要任务。本文旨在探讨体育赛事档案管理标准化建设的特征、现实困境以及标准化建设和服务模式优化的可行性策略。

　　1  体育赛事档案管理特征分析

　　1.1 档案来源广泛、数量庞大

　　体育赛事规模庞大，参与人员和单位众多。除官方体育运动组委会及其下属部门外，还包括政府部门、投资企业、媒体单位、志愿者团体、社会组织及广大观众等。这些不同主体根据自身组织性质和需求，分别产生了相应的文件材料。为了全面反映赛事活动的原貌，需将多个主体形成的文件材料统一收集整理并归档保存，从而构建体育赛事档案体系。体育赛事档案内容广泛，涉及竞技成绩、宣传设计、场地布置、人员安排等诸多方面。这些档案要求记录详尽、数据准确、真实完整，因此，相应产生了门类齐全、数量庞大的档案记录。以2022年北京夏季奥林匹克运动会为例，据统计，北京夏季奥组委的归档文件就达到了34万余卷，档案门类多达37个[1]。

　　1.2 档案种类繁多、形式各异

　　体育赛事活动项目繁多、评分标准各异，同时，由于不同档案形成主体采用的记录手段和遵循的规定各不相同，使得体育赛事档案呈现出多样化的特点，涵盖了公务档案、文书档案、专门档案等多种类型。按载体形式划分，这些档案可细分为纸质档案、电子档案、照片档案以及实物档案等。据统计数据显示，2022年北京冬奥会各筹办机构已收集整理包括文书档案、会计档案等在内的各类档案共计10万余件，实物档案1.4万件，电子档案5.1万件，总存储量约23TB，此外还收集了照片档案5000余组[2]。从广义上来看，官方网页、统计数据、社交媒体上的相关贴文等都能够有效反映体育赛事的盛况，对于原始档案具有补充和辅证的作用，因此，也应归入档案体系之中进行统一保存，以便后人能够完整准确地再现体育赛事的全貌。

　　1.3 档案分布分散、保管不均

　　体育赛事档案的形成主体各异，这天然决定了其分布的分散性和保管的自主性。以北京奥运会为例，其档案主要分散保存在国家体育总局、北京奥运城市发展促进中心及其下设的北京奥运博物馆、北京市档案馆、首都体育学院、张家口市档案馆等多个机构之中。除专门档案机构具备成熟的档案管理制度外，其他多数单位受其机构性质及职能范围的限制，往往存在档案保管意识薄弱和档案管理水平有待提高的问题。这不仅会影响档案的科学组织，还可能导致档案的损毁和遗失，给体育赛事档案的管理工作带来了严峻的现实挑战。

　　2  体育赛事档案管理的现实困境

　　2.1 档案征集制度的落后性

　　为保障体育赛事档案的系统性和完整性，需要对分散分布的相关有效材料实施统一的征集工作，因此，建立一套科学完备的档案征集制度就显得尤为重要。这一制度将成为征集工作实践中的主要执行标准和检验依据。不同于其他专题档案，体育赛事档案的征集来源具有其独特性，除官方部门外，更广泛地来源于社会公众。然而，现有的档案征集制度主要针对档案的接收工作，缺乏关于档案征集范围、内容、形式等规范性要求的相关规定，同时也未能清晰界定主动移交档案的责任和激励机制，从而影响相关主体的主观能动性。目前，档案馆、政府单位等官方机构的档案征集制度较为规范齐全，但针对企业、社会组织等非官方机构和社会公众个人的档案征集制度尚不健全，亟待建立并完善。

　　2.2 档案保管布局的分散性

　　当前，体育赛事档案保管整体布局呈现出显著的分散性特征。无论是在空间还是物理逻辑层面的分散性都是体育赛事档案管理工作所面临的主要问题。从空间维度来看，海量的体育赛事专题档案被保存于不同机构、不同国家和地区，这种分散保管且距离遥远的状态，不仅给体育赛事档案的收集工作带来了极大的挑战，也阻碍了档案形成主体之间的有效交流和专项合作。从物理逻辑层面分析，档案的存在形式既包括实体档案，也涵盖电子档案；既有通过互联网开放共享、便于公众访问的体育赛事档案，也有被形成单位单独保存且未广泛公开的档案；既有体育赛事网站中经过系统整理的可检索档案，也有虽已公开但尚未经过整理归档的相关材料。这种逻辑上的分散性实际上揭示了体育赛事档案在管理水平上存在的不足。

　　2.3 档案服务模式的滞后性

　　受我国档案管理体制弊端的制约，传统的档案服务模式具有严重的滞后性和局限性。长期以来，档案机构将自身职能定位于“管理型机构”，存在重保管轻利用的理念壁垒。档案虽得以妥善保管，但档案服务项目稀缺，档案人员服务意识有待增强。根据档案生命周期理论，档案从形成到永久保存或销毁是一个完整的生命周期。现行档案管理模式在收集环节上主要停留于事中和事后的收集，缺乏一体化的管理理念和全程化的统筹安排[3]，这容易造成档案在收集过程中出现遗漏现象。此外，若生命周期前端的收集工作不够全面也会直接影响后端的服务利用效果。由于体育赛事档案的形成主体倾向于将档案进行封闭保管，因此不能及时开展跨机构、跨地区的档案交流与合作，这暴露了体育赛事档案管理工作中主体间协同机制欠缺的弊端，与档案资源高效利用和开放共享的目标相悖。

　　3  体育赛事档案管理标准化建设

　　3.1 建立体育赛事档案专题数据库

　　针对海量且多样化的体育赛事档案，亟须建立集成化的专题数据库，以便对分散档案进行集中收集和统一管理。在建立数据库的前期，需对传统载体的档案进行数字化转换，即将其转化为数字形式的信息数据，以便进行统一的录入处理。通过这一数据库的建立，可以实现对海量数据的在线保管和整体调配，同时也有效解决了体育赛事档案长期保存和开放共享的问题。此外，通过开放上传权限，不同档案形成主体均可自主上传机构所存相关档案，这些档案经数据库管理部门审核数据质量后，将被存入数据库集中保管。此举旨在有效缩短官方档案与非官方档案在空间与逻辑上的距离，真正做到“应收尽收”。在数据库建立的过程中，应对归档材料的质量严格把关，确保归档材料的高价值和全覆盖。同时，需注重特色档案的选取，如会徽、会旗、口述档案等，以进一步丰富档案库藏，提升档案资源的整体价值。

　　3.2 实施体育赛事档案工作责任制

　　体育赛事档案的征集工作是各档案形成主体的共同责任。实施体育赛事档案工作责任制，使各主体的相关工作责任以制度化的形式得以明确，厘清各机关的职责边界，为各主体档案工作的开展提供科学指导。档案部门是体育赛事档案管理工作的主导，既要指导和协助各机构有序开展档案的征集和管理工作，又要监督并确保各机构在档案归档和移交过程中程序的规范性。政府部门不仅是官方体育赛事档案的主要来源地，也是推动档案高质量发展的关键主体，对非官方机构具有显著的示范引领作用。此外，政府部门在体育赛事档案的相关法律法规的制定过程中发挥着重要作用，能够对管理过程中的违法和违规行为行使监督执法权，是确保档案管理工作稳步开展的重要保障。企事业单位、社会组织所存的档案，对于进一步丰富体育赛事档案形式和拓展其内容边界具有重要意义。通过细化档案工作责任制度，将机构档案管理责任严格落实到人，实施部门首长责任制，其中各部门处长作为第一责任人，需全面负责档案工作，并由档案员或兼职档案员负责日常的具体档案管理工作[4]。

　　3.3 贯彻体育赛事档案全程管理理念

　　根据数据生命周期管理的理论，对体育赛事档案的管理不应只局限于赛事结束后的档案收集工作，而应树立全面的统筹管理意识。在赛事筹备阶段，就应建立档案工作责任制，明确档案形成主体的具体职责范围以及归档执行的统一标准。同时，应详细制定关于档案的保存形式、移交时间节点、管理责任人员等关键要素的标准制度，确保这些制度清晰、可查，为实际操作提供有力指导。此外，还需对各单位的档案工作人员进行统一的专项培训，以提升其专业能力，从而保障归档材料的质量与水平。从时间线的角度来看，归档材料应全面覆盖赛事的申办、筹备、举办以及赛后回顾等各个阶段，保障档案全宗齐全完备，能够准确再现赛事全貌。在数据管理方面，数字档案元数据框架的搭建[5]、数字档案处理流程的建立、档案质量控制标准的制定等工作，都应在赛事前期完成，以健全数字档案管理前端控制和全程管理功能。

　　4  体育赛事档案服务模式优化

　　4.1 运用创新科技手段

　　数智时代背景下，科技手段的运用水平直接决定了体育赛事档案服务的效果和用户体验，现代化科技工具与体育赛事档案内容的创新融合是档案服务的核心内容。数字化展示平台是体育赛事档案服务的重要渠道，向社会公众开放专题数据库的数字化档案库藏，并提供智能检索功能，极大地便利了公众对档案的利用。该平台还通过链接其他机构的网页，为用户提供了从多角度查阅体育赛事相关档案的便捷途径，从而显著提升了用户的检索效率。借助VR、AR等虚拟体验技术，创办了体育赛事专题数字展厅，旨在实现线上与线下同步进行，全面向社会公众开放。该展厅通过连接手机端、电脑端，提供“无时限、零距离”[6]的沉浸式观展体验和交互式服务项目，提升线上展览参与感与体验度。

　　4.2 协同多方通力合作

　　体育赛事档案的管理并非档案机构一家之责，而应是多主体合作共赢的结果。档案机构在广泛收集和科学管理档案的基础上，协同多方通力合作，共同打造体育赛事档案发展新局面。一方面，利用中央广播电视总台、文化类综艺节目等官方传播渠道，为体育赛事档案的征集工作宣传造势，在全社会范围内深入普及档案的价值及内涵，旨在提高社会公众的档案意识，增强公众的参与度，从而推动形成全民管档、全民用档的良好局面。另一方面，企业的财力基础与其在市场经济中的表现有直接关联，进而影响其创新水平。完备的档案数字化管理基础设施和先进的现代化数字档案管理系统，无疑是体育赛事档案管理工作中的关键支撑。通过外包、授权管理等合作形式与专业的档案服务机构展开专项合作，不仅能够有效缓解档案机构管理海量体育档案所承受的压力，还能在最大程度上提升档案服务水平，方便社会公众在线利用档案资源。

　　4.3 完善档案服务形式

　　体育赛事档案管理的服务对象是社会公众，其目标在于科学地保管好档案，以备未来的档案访问与利用。提高档案服务水平是档案工作发展的长期目标，体育赛事档案服务应以用户为导向，宽口径、全方位提升用户体验感。体育赛事档案管理工作应主动改进工作思路，在科学管理的基础上不断提高档案服务水平，优化用户体验。档案在线检索平台的设计优化、检索准确率的提高、智能档案数据推送等功能的改进都与档案服务水平密切相关。同时，还要注重档案服务的靶向性[7]，即面向不同用户群体的不同档案利用需求，有针对性地提供个性化的服务，以提高用户满意度，彰显体育赛事档案服务的人文关怀。

　　参考文献

　　[1] 李雨欣 . 重大活动档案管理的关键要点 : 以北京奥运档案为例 [J]. 山西档案 ,2024(2):97-99.

　　[2] 武晓璇 , 朱天梅 , 周丽霞 . 面向奥运遗产开发的档案知识服务研究 [J]. 山西档案 ,2022(6):50-57.

　　[3] 刘龙 , 刘小燕 , 牟燕 . 奥运档案遗产的智慧服务模式研究 [J]. 山西档案 ,2024(2):106-108，144.

　　[4] 徐拥军 , 张丹 . 北京奥运档案管理的“中国模式”[J]. 图书情报知识 ,2022,39(3):32-40.

　　[5] 加小双 , 吴文怡 , 王春蕾 . 北京奥运档案数字管护模型构建与实施策略 [J]. 档案学通讯 ,2023(6):32-38.

　　[6] 冯惠玲 , 任瑾 , 陈怡 . 北京“双奥”遗产的数字化保存与传播 [J]. 图书情报知识 ,2022,39(3):22-31.

　　[7] 张臻 , 郭若涵 , 徐拥军 , 等 . 北京奥运档案管理与开发制度体系构建 [J]. 档案学通讯 ,2023(6):24-31.

　　【基金项目】2018年度河南省体育局体育课题重点项目“NBL联赛管办分离改革后困境及其对策研究——以河南赊店老酒篮球俱乐部为例”（项目编号：2018005）。

　　【作者简介】谢俊君（1984—），男，汉族，河南安阳人，河南轻工职业学院讲师，学士，主要研究方向:体育教育。