铁路建设项目档案验收实践探索与思考

　　■杨辉  何艳宁

　　铁路建设项目档案验收，是对项目档案完整、准确、系统、规范、安全等进行检验的重要手段。近年以来，笔者先后参与了多个铁路建设项目的档案验收工作，现结合具体工作经历和实践探索，浅谈对铁路建设项目档案验收的分析、认识与思考。

　　1  铁路建设项目档案验收的主要特点

　　1.1  阶段性特点

　　铁路行业根据自身建设、运营、项目档案管理情况，将铁路建设项目档案验收分为初步验收和正式验收两个阶段。初步验收是在项目静态验收阶段进行，此时主体及配套工程已按设计文件建成，档案初验合格是项目开通、投入使用的前提条件之一。正式验收是在初期运营至少九个月以上方可进行，档案正式验收合格是铁路建设项目申请国家验收的前提条件。实践中不能只关注、提及正式验收，而忽略忽视初步验收。

　　1.2  专业性特点

　　铁路建设中，如铁路线路、电化、站场等专业，涉及接触网线、轨道结构、车站线路布局等，为铁路所独有。路基、桥梁、隧道、涵渠等看似与其他行业相似的专业，也在技术标准、施工工艺等多方面，有着特殊的要求。即使铁路的同一专业，也因高速和普速的不同，执行着不同的施工质量验收标准、竣工验收标准等。把握好以上铁路特色、特性，项目档案验收方能做到依据准确、有的放矢。

　　1.3  建设与代建特点

　　建设实践中，路网主骨架长大干线项目通常由合资铁路公司承建，但根据专业化管理的需要，合资铁路公司普遍将项目中的引入铁路枢纽部分委托给铁路局集团公司所属的区域性建设指挥部代建，将大型客站委托给客站建设指挥部代建。对一些综合交通枢纽、建设难度大的项目，也可能委托其他单位代建。无论哪种代建形式，都不能改变项目档案资产权属，代建及过程中形成的档案，是整个项目档案的重要组成部分，在验收中不能被遗忘、不能缺少和漏项。

　　2  铁路建设项目档案验收的重点

　　2.1  前期文件是否齐全完备

　　前期文件直接关系到项目建设的合法性、依据性，是建设手续齐备的重要证明。预可研、可研阶段的相关报告、批复等，有可能早于合资铁路公司的成立而产生，有的公司在成长初期困难多、经验少，忽略对前期文件的收集、甚至忽视项目档案工作。随着人员变动、时间久远，一些原始资料流失可能性增高。前期文件还包含征地拆迁、勘察设计、招投标、合同协议等工程准备过程中的项目文件，内容来源分散广泛，分别来自投资方、相关行政主管部门、勘察设计单位等，如不及时收集，后期补找难度大。因上述因素，前期文件在每次验收中都是必查重点。

　　2.2  施工文件是否完整准确

　　铁路长大桥梁、隧道等控制性工程，施工难度大、工期长、设备使用年限久，案卷数量多，一个隧道仅检验批及相关资料就成百上千卷的情况时有出现。在后期运营维护、设备整治、抢险抢修中，施工文件调阅借阅多，这部分档案在验收中应重点予以关注和抽查。电化、通信、信号等站后工程，施工周期短、设备更新快，涉及专业大多为铁路独有，站后工程档案验收中，具备相关业务知识，能找出问题和关键的专家，几乎只能由铁路内部产生，提高验收质量，必须充分调动路内专家力量。

　　2.3  竣工图是否与现场实际相符

　　根据对中国铁路成都局集团公司历年项目档案利用服务数据的统计与分析，发现约有八成左右的调阅借阅量集中在竣工图，其重要性可见一斑。铁路建设项目，特别是桥梁、隧道等站前工程，变更设计多、审批时间长，图纸不断修改变化，一些参建单位未及时将各项变更完整、准确地绘制和反映在竣工图及说明中，导致技术数据存在错误、偏差、前后不符，不能真实反映完工后的状况，为后期利用埋下隐患。为确保竣工图质量，项目档案验收中通常会对照变更提议单、会审纪要、变更设计文件、工程量计算单等，对照竣工图认真检查。

　　2.4  基础管理和安全措施是否到位

　　验收中，通过查验项目档案管理卷和佐证材料、质询答疑、沟通交谈等，能了解项目档案基础管理情况；通过现场查看库房设置、设施设备配备、“八防”措施等，能知晓档案安全保管状况。项目档案的管理体制、制度规范、工作程序、监督指导、责任制落实、信息化建设、历次检查中发现问题的整改情况等，都是验收中需要掌握的重要内容，为验收组专家客观评价项目档案工作提供依据，利于验收组专家有针对性地开展业务指导，精准提供意见建议，帮助建设与参建单位从根本上加强和改进项目档案管理。

　　2.5  各种载体及形式的项目档案是否归档

　　除文字、图表外，照片、视频、实物档案等也是项目档案的重要组成部分。重点建设项目开工前的原址原貌、竣工后的外观面貌照片视频；开工竣工仪式、各类验收过程照片视频；建设过程中的重大事件、重要活动、重要人物照片视频；重要工序、部位、单位工程照片视频；施工现场安全、质量管理、新技术新工艺照片视频等；项目获得的各类奖牌、奖杯、荣誉证书、印章、字画、赠品等实物，都是验收中关注的重点。

　　3  对做好铁路建设项目档案验收工作的认识与思考

　　3.1  强化源头和过程管理，为档案验收夯实基础

　　为确保验收通过水到渠成，必须抓好源头、夯实基础，从过程中做好项目档案工作。开工之初建设单位应立即搭建档案工作架构，强化全员参与的档案意识，对内加强前期文件收集，对外通过合同约束等措施强化对参建单位的组织管理。项目档案工作的制度、办法、细则、方案、交底等应在此阶段完成，相应的库房规划、硬件设施、档案人才培养选拔等应提前考虑。施工中，工程技术等职能部门、档案部门应加强联合检查，从内业资料的前端卡控项目档案质量。对照片、视频、实物档案等不同载体和形式的档案，要在过程中采集、收集，并及时完善文字说明。

　　3.2  认真做好自查工作，确保项目档案质量达标

　　建设与参建单位要认真组织验收前的自查。对铁路线路、电化、站场、通信、信号等专业性较强的项目档案，必须由从事对应专业具体工作的工程技术人员，从技术角度严格把控内在质量。对代建部分的项目档案，以及委托与受托过程中新产生档案，要纳入项目档案整体。建设单位工程部等职能部门，要督促参建单位组织专业的、掌握现场实际和变更设计情况的工程技术人员绘制并自查竣工图质量，确保各项变更准确反映到竣工图上，和工程竣工时的实际情况严密吻合。

　　3.3  抓住项目开通契机，严格开展档案初步验收

　　在项目开通前，工程基本建成、人员尚未撤场时，认真开展项目档案初步验收，成立包括档案部门、建设管理部门、设备维管单位技术部门等组成的项目档案初步验收检查组，逐标段开展项目文件检查，对建设与参建单位遇到的难题现场答疑，指导做好整理立卷，督促建设单位形成问题库，逐一对照整改销号，对项目档案工作不力、未与建设同步的，提出通报批评，督促责任单位限期整改。对投资金额大、建设周期长、档案数量多的项目，档案初步验收可视工程进展分阶段进行，以确保验收质量和效果。

　　3.4  发挥验收带动作用，抓好在建项目档案管理

　　项目档案验收是对项目建设的全方位审阅，是对纸上工程的总体把关。通过验收发现问题、分析改进、总结提升，抓好在建和新开工的项目建设与档案管理，才能达到验收的目的和效果。铁路企业要把握好验收及验收前的专项检查、复查等契机，主动接受上级档案部门的监督指导、获得业务技术帮助，与本单位各部门协作联动，为档案工作争取更多关注支持。进一步带动项目档案管理制度、办法、细则、措施的完善，推动铁路建设项目档案质量的提升、管理的进步、事业的发展。

　　3.5  适应信息时代发展，探索在线档案验收等新方式

　　随着信息化技术的发展与普及，一些合资铁路公司已在离线归档、在线归档等方面，开展项目档案信息系统的探索实践。从中国国家铁路集团有限公司来看，依托铁路工程管理平台，铁路建设项目施工电子文件归档管理工作已在推进中，拟对施工日志、检验批、隐蔽工程照片、视频等原生的电子文件，以及其他数字化回传文件进行线上收集、整理、移交、接收。借助云存储技术和档案系统平台，验收组专家跨越时间和空间限制，高效便捷实施在线验收，是未来档案验收发展的必然趋势。铁路企业要转变观念、更新思维，积极探索数字化档案验收、全流程在线验收等新型的档案验收方式，适应铁路建设与发展新形势。

　　参考文献：

　　[1]杜琳,胡奎.项目档案验收中的常见问题及应对措施[J].档案天地,2021（1）.

　　[2]李立明,周妍.铁路建设项目档案验收工作初步探究[J].黑龙江档案,2018（5）.

　　作者单位：中国铁路成都局集团有限公司